Tips Efisiensi Kerja dan Tolok Ukur yang Tepat

Tidak peduli apa pun posisimu, efisiensi kerja adalah hal yang penting untuk diterapkan dalam pekerjaan.

Kamu wajib bekerja dengan efisien terlebih ketika menghadapi banyak tugas dalam Waktu yang terbatas.

Namun, efisiensi bukan hanya soal bekerja lebih cepat, lho! Efisiensi juga mencakup bekerja lebih cerdas dengan hasil yang maksimal.

Lantas, apa itu efisiensi? Apa saja tolok ukur efisiensi kerja? Sebelum menyelam lebih dalam, penting untuk memahmi pengertian efisiensi itu sendiri dan perbedaannya dengan efektivitas. Yuk, pelajari penjelasan selengkapnya dalam artikel ini!

• Apa Itu Efisiensi?
• Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi Kerja
• Fungsi Efisiensi Kerja
• Tips Efisiensi Kerja
• Tolok Ukur Efisiensi Kerja yang Efektif
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Efisiensi

⁠Apa Itu Efisiensi? 

Pengertian efisiensi bisa berbeda-beda tergantung sumber informasi dan konteks penggunaan. Nah, berikut ini beberapa definisi efficiency menurut berbagai sumber:

Menurut Wikipedia English

Menurut Wikipedia, efisiensi adalah kemampuan yang diukur untuk menghindari kesalahan atau pemborosan tenaga, waktu, bahan, upaya, atau uang saat menjalankan tugas.

Istilah ini juga memiliki definisi lain yang lebih umum, yaitu kemampuan untuk melakukan suatu hal dengan baik dengan tidak boros.

Dalam konteks yang lebih ilmiah atau matematis, efisiensi menunjukkan tingkat kinerja dengan jumlah input seminimal mungkin dan jumlah output semaksimal mungkin.

Kamus Besar Bahasa Indonesia

Merujuk pada KBBI, terdapat dua definisi dari kata efisiensi. Pertama, ketepatan cara dalam menjalankan suatu hal tanpa membuang waktu, uang, atau tenaga.

Kedua, arti kata efisiensi adalah kemampuan menjalankan tugas dengan tepat dan baik tanpa membuang waktu, dana, atau tenaga.

Adapun padanan kata efisiensi menurut KBBI adalah kedayagunaan, ketepatgunaan, dan kesangkilan.

Cambridge Dictionary

Menurut Cambridge Dictionary, pengertian efisiensi adalah usaha untuk mencapai sebanyak mungkin pekerjaan yang bermanfaat dengan menggunakan energi, bahan bakar, dan usaha seminimal mungkin.

Merujuk definisi lain, efisiensi juga berarti kualitas bekerja dengan baik secara terorganisasi, dengan tidak membuang tenaga atau waktu.

Selain itu, efisiensi juga memiliki arti sesuatu yang dilakukan untuk menghindari pemborosan dana, tenaga, atau waktu.

Jadi, apa itu efisiensi?

Dari perbandingan berbagai definisi di atas, bisa kita simpulkan bahwa pengertian efisiensi adalah kemampuan melakukan pekerjaan dengan cara yang tepat, tanpa membuang-buang sumber daya yang ada.

Sumber daya ini bisa berupa waktu, tenaga kerja, biaya, atau yang lainnya.

Misalnya, efisiensi waktu adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan menggunakan waktu sebaik-baiknya tanpa menunda dan menghambur-hamburkannya.

Atau, efisiensi ekonomi yang berarti usaha memenuhi kebutuhan orang dengan berbagai keadaan ekonomi yang ada dengan memaksimalkan sumber daya.

⁠Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi Kerja

Efektivitas dan efisiensi adalah dua istilah yang kerap berdampingan dalam penyebutannya.

Tak jarang, istilah efektivitas dan efisiensi juga digunakan secara bergantian sehingga penggunaannya bisa saja tertukar.

Namun, sebenarnya kedua istilah tersebut memiliki perbedaan yang cukup mendasar. Nah, agar tidak keliru dalam menggunakannya, mari kita tinjau beberapa perbedaan antara efektivitas dan efficiency berikut ini:

Definisi

Berdasarkan definisinya, efektivitas dan efisiensi memiliki perbedaan yang cukup jelas.

Efisiensi adalah kemampuan mengerjakan sesuatu dengan tepat atau ketepatan cara dalam mengerjakan sesuatu, tanpa membuang-buang sumber daya, seperti waktu, biaya, atau tenaga.

Sementara itu, efektivitas menurut Wikipedia adalah kemampuan menghasilkan output atau hasil sesuai keinginan. Namun menurut KBBI, efektivitas atau keefektifan berarti keadaan berpengaruh, kemanjuran, atau keberhasilan.

Tujuan

Perbedaan efektivitas dan efisiensi juga bisa kita lihat dari tujuannya.

Tujuan efektivitas adalah untuk mencapai hasil sesuai rencana. Di lain sisi, tujuan efisiensi adalah menggunakan sumber daya dengan tepat guna tanpa pemborosan. Jadi, efisiensi sangat berguna untuk segi penghematan.

Fokus

Selain tujuan, efektivitas dan efisiensi juga punya fokus yang berbeda.

Dalam hal ini, efektivitas lebih berfokus pada hasil terlepas dari proses tercapainya efisiensi tersebut atau tidak. Selama hasilnya tercapai sesuai rencana, kita dapat mengatakan itu sebagai efektif.

Di sisi lain, prinsip efisiensi lebih berfokus pada proses. Artinya, kita dapat mengatakan sesuatu usaha itu efisien selama prosesnya tepat dalam menggunakan sumber daya tanpa mubazir.

Berdasarkan perbedaan-perbedaan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa sesuatu yang efektif belum tentu menghasilkan efisiensi optimal, begitu pun sebaliknya. Kendati demikian, keduanya sama-sama penting agar proses dan hasil bisa lebih optimal.

⁠Fungsi Efisiensi Kerja

Setelah memahami apa itu efisiensi dan perbedaannya dengan efektivitas, sekarang mari kita pelajari lebih lanjut fungsi efisiensi kerja berikut ini:

1. Menghemat penggunaan sumber daya

Dengan tercapainya efisiensi kerja, kita dapat menghemat sumber daya yang tersedia tanpa mengorbankan kualitas hasil akhir. Meskipun penggunaan sumber dayanya minimal, hasil dan keuntungan yang maksimal tetap dapat kita capai.

Sebagai contoh, instansi pemerintah dapat menghemat waktu operasional dengan mengurangi birokrasi yang berbelit-belit.

Contoh lainnya adalah perusahaan dapat menghemat tenaga kerja dengan menerapkan otomatisasi bisnis. Di rumah, kita bisa menghemat listrik dengan menggunakan lampu hemat energi.

2. Memanfaatkan sumber daya dengan sebaik-baiknya

Bukan hanya menghemat, kita juga harus menggunakan sumber daya yang tersedia dengan sebaik-baiknya dalam hal apa pun, termasuk pekerjaan.

Dengan cara ini, kita juga bisa terhindar dari pemborosan dan bisa mencapai efisiensi. Sebagai contoh, sebuah kantor memaksimalkan penggunaan kertas dengan cara mencetak dokumen secara bolak-balik.

Sebuah pabrik menggunakan sistem shift pagi, siang, dan malam untuk memaksimalkan waktu dan penggunaan sumber daya manusia dalam proses produksi.

Dalam contoh lain, petani dapat memaksimalkan penggunaan lahan miliknya dengan menanam padi dan membudidayakan ikan secara sekaligus, atau disebut dengan sistem mina padi.

3. Mencapai hasil sesuai rencana

Manfaat efisiensi bukan hanya untuk menggunakan sumber daya secara tepat guna, tetapi juga untuk mencapai output atau hasil sesuai harapan.

Sebagai contoh, sebuah produsen pakaian menargetkan 500 penjualan per bulan. Untuk mewujudkannya, dia tidak hanya menjual pakaian tersebut sendiri, tetapi juga menitipkannya ke pasar distributor.

Benar saja, akhirnya dia berhasil mencapai target penjualannya. Cara ini efisien karena produsen dapat menghemat tenaga dan waktu.

4. Meningkatkan kinerja agar hasil optimal

Fungsi efisiensi selanjutnya adalah menaikkan performa unit kerja tertentu untuk mencapai hasil yang optimal di berbagai bidang.

Sebagai contoh, perusahaan menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan divisi customer service untuk meningkatkan kualitas layanan. Dengan begitu, pada gilirannya, kepuasan konsumen juga meningkat.

5. Meningkatkan produktivitas

Efisiensi juga dapat berguna untuk menaikkan produktivitas. Jika produktivitas meningkat, perusahaan dapat mencapai hasil dan manfaat yang lebih maksimal.

Sebagai contoh, perusahaan menerapkan reward kepada karyawan yang mencapai target tertentu. Ini bisa dilakukan dengan meningkatkan pendapatan, memberikan bonus, dan sebagainya.

Dengan cara pemberian reward ini, karyawan pun lebih bersemangat dalam bekerja, yang berimbas pada meningkatnya produktivitas.

Sebaliknya, perusahaan dapat memberlakukan punishment bagi karyawan yang suka membolos dan terlambat.

Cara pemberian punishment ini dapat memicu karyawan untuk lebih disiplin sehingga produktivitas karyawan juga dapat meningkat.

⁠Tips Efisiensi Kerja 

Salah satu faktor penting untuk mencapai produktivitas yang optimal adalah bekerja secara efisien.

Nah, berikut kiat-kiat yang dapat kamu terapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja, sebagaimana dilansir dari Manulife:

1. Tentukan tujuan realistis

Agar kinerjamu lebih terarah, tetapkan tujuan yang realistis. Pastikan tujuan tersebut spesifik, terukur, dan dapat dicapai.

Dengan cara ini, kamu bisa lebih fokus pada tugas-tugas penting dan menghindari pemborosan waktu.

2. Hilangkan distraksi

Selama bekerja, hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatianmu. Hal ini bisa dilakukan dengan menonaktifkan notifikasi ponsel serta mencari tempat kerja yang tenang dan tidak berisik.

3. Time management yang baik

Untuk menghindari penumpukan tugas, kelompokkan tugas berdasarkan prioritas dan tentukan jadwal yang tepat untuk setiap tugas.

Jika kamu sudah ahli mengatur waktu dengan baik, kamu dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan efisien.

4. Ciptakan lingkungan yang mendukung produktivitas

Optimalkan produktivitasmu dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung. Pastikan area kerjamu tertata rapi, bersih, dan bebas gangguan sehingga kondusif untuk berkonsentrasi.

Jika perlu, tambahkan tanaman hias dan putar musik yang menenangkan untuk membantumu lebih fokus.

5. Istirahat cukup

Jika tubuh kurang istirahat, kamu akan merasa lelah bahkan stres yang justru dapat mengganggu fokusmu dalam bekerja. Jadi, jangan lupa beristirahat untuk menyegarkan pikiran dan mengisi ulang energi.

Dengan beristirahat, kamu dapat melanjutkan pekerjaan dengan kondisi tubuh yang prima dan pikiran yang jernih.⁠

⁠Tolok Ukur Efisiensi Kerja yang Efektif

Siapa pun dapat menerapkan efisiensi atau kedayagunaan. Namun, penting untuk mempunyai tolok ukur yang jelas agar dapat mengetahui sejauh mana ketercapaian kedayagunaan tersebut.

Berikut beberapa tolok ukur yang dapat digunakan untuk menilai apakah upaya efisiensi kerja yang kamu lakukan sukses atau tidak:

1. Efisiensi kerja mudah diterapkan

Kita dapat mengatakan sesuatu efisien apabila prosedur kerjanya sederhana dan mudah dalam penerapannya.

Dengan prosedur kerja sederhana dan mudah diterpakan, anggota tim terkait dapat menjalankan prosedur tersebut dengan lancar tanpa merasa kebingungan.

Sebaliknya, prosedur kerja yang rumit dan berbelit-belit menandakan ketidakefisienan. Proses semacam itu kemungkinan hanya akan menghabiskan waktu dan tenaga lebih banyak untuk hal-hal yang sebenarnya tidak perlu.

2. Hemat biaya

Efisiensi melibatkan penghematan atau penggunaan secara maksimal dari berbagai sumber daya yang tersedia, termasuk biaya.

Artinya, sesuatu yang efisien seharusnya menggunakan biaya sesedikit mungkin untuk mencapai hasil yang sesuai rencana.

Sebaliknya, dalam suatu tugas atau proses, boros biaya untuk kebutuhan yang tidak jelas dan sia-sia menunjukkan kurangnya efisiensi.

3. Penyelarasan kewenangan dan tanggung jawab

Tolok ukur efisiensi selanjutnya adalah penyelarasan tanggung jawab dan wewenang. Di sini, perusahaan perlu menyelaraskan tanggung jawab dan wewenang setiap individu dan tim sehingga mereka dapat bersinergi dengan baik.

Dengan adanya keselarasan tanggung jawab dan wewenang, alur proses kerja di dalam unit kerja perusahaan dapat berjalan lebih efisien dan terorganisasi tanpa adanya kekacauan—baik antarindividu maupun antartim.

4. Pelaksanaan tugas yang dapat dipertanggungjawabkan

Satu lagi tolak ukur efisiensi yang tak kalah penting adalah pelaksanaan tugas yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam menjalankan tugas, seseorang harus melakukannya dengan bertanggung jawab sesuai prosedur, waktu, dan standarnya.

Dengan begitu, penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan tugas tersebut berjalan dengan efisien. Misalnya, seseorang yang menyelesaikan sesuai atau bahkan lebih cepat dari deadline, berarti dia tidak membuang-buang waktu.

⁠Kesimpulan 

Demikianlah penjelasan tentang tips efisiensi kerja dan tolok ukurnya yang tepat.

Efisiensi kerja adalah kemampuan untuk memperoleh output yang maksimal dengan menggunakan input seminimal mungkin. Atau, bisa juga diartikan sebagai perbandingan terbaik antara input dan output.

Untuk meningkatkan efisiensi kerja, tips yang bisa kamu terapkan adalah dengan menetapkan tujuan yang realistis, menghindari distraksi, mengelola waktu dengan baik, menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, dan beristirahat.

Berbagai tips itu bisa kamu terapkan dengan mudah di tempat kerjamu saat ini untuk menunjang produktivitas.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil! 

⁠Pertanyaan Seputar Efisiensi

1. Apa yang dimaksud dengan efisiensi?
   ⁠Efisiensi adalah kemampuan melakukan suatu pekerjaan dengan cara yang tepat, tanpa membuang-buang sumber daya seperti biaya, tenaga, dan waktu.
   ⁠
2. Apa itu efisien dan efektif?
   ⁠Efisien adalah kemampuan melakukan suatu jenis pekerjaan dengan cepat dan tepat. Kata efisien bersinonim dengan kata berdaya guna, bertepat guna, dan sangkil. Sementara itu, efektif berarti dapat membawa hasil. Kata efektif bersinonim dengan kata berhasil guna dan mangkus.
   ⁠
3. Apa yang dimaksud efisiensi kerja?
   ⁠Efisiensi kerja adalah kemampuan untuk memperoleh output maksimal dengan menggunakan input minimal. Atau, bisa juga diartikan sebagai perbandingan terbaik antara input dan output.
   ⁠
4. Efisiensi diukur dengan apa?
   ⁠Efisiensi dapat diukur dengan membagi total output dengan total input.
   ⁠
5. Apa tujuan dari efisiensi?
   ⁠Tujuan utama yang dicapai dari efisiensi adalah untuk mendapatkan hasil seoptimal mungkin dengan menggunakan sumber daya sebaik dan setepat mungkin.