5 Langkah Mudah Menulis Email Bisnis Bahasa Inggris yang Efektif

Email sudah menjadi alat komunikasi utama antar rekan kerja, rekan bisnis, dan korespondensi formal lainnya. Ketika berhadapan dengan klien yang berbahasa Inggris, penting untuk mengetahui dasar-dasar menulis email yang efektif sehingga pesan yang dimaksud tersampaikan.

Berikut hal penting yang perlu diingat ketika menulis email bisnis dalam bahasa Inggris.

Cantumkan subjek email dengan jelas

Terkadang, kotak masuk email yang terlalu penuh membuat penerima tidak memperhatikan email darimu. Bagaimana cara agar pesanmu tidak diabaikan? Tulislah subjek email yang langsung menarik perhatiannya. Pastikan isinya mencakup poin utama keseluruhan emailmu: ringkas, padat, dan langsung ke intinya. Tujuannya adalah agar penerima email mengklik dan memperhatikan apapun yang kamu tulis di email.

Hindari penggunaan “$$$” atau karakter khusus yang tidak perlu di subjek email jika kamu tidak ingin emailmu berakhir di folder Sampah. Selain itu, kamu bisa menambahkan label “Prioritas Tinggi” jika emailmu membahas persoalan yang mendesak. Pastikan untuk tidak berlebihan ketika menggunakannya.

Gunakan salam pembuka yang tepat

Layaknya kesan pertama, salam pembuka menentukan intonasi keseluruhan email-mu.

Pada sebagian besar email formal, tulis “Dear+nama belakang/keluarga” sebagai salam pembuka. Kalau kamu tidak yakin siapa penerima email-mu (apalagi ini pertama kalinya kamu berkirim email dengannya), selalu gunakan nama belakang. Jika ingin terlihat kasual apalagi kamu sudah mengenal si penerima email, gunakan “Dear+nama depan” atau “Hi/Hello+nama depan.”

Sebisa mungkin hanya gunakan “To Whom It May Concern” sebagai pilihan terakhir. Jika kamu tidak mendapatkan kontak penerima email, kamu bisa gunakan “Dear +Nama Perusahaan +Team” (mis. “Dear XXX Team,”)

Tulis isi email dengan padat dan ringkas

Kamu tidak perlu menulis isi email hingga memenuhi satu halaman. Klien, rekan kerja, serta rekan bisnismu tidak memiliki banyak waktu untuk membaca pesan yang panjang. Maka, tulis isi email dengan ringkas namun mudah dipahami (satu atau dua paragraf sudah cukup). Jika kamu ingin berdiskusi lebih lanjut, kamu bisa menjadwalkan meeting atau panggilan telepon.

Berikut beberapa ungkapan yang bisa kamu gunakan agar pesanmu tersampaikan dengan jelas:

• I am writing to let you know… (ketika menyampaikan informasi baru atau umum)
• As mentioned in your last email / in our last discussion... (ketika merujuk ke korespondensi sebelumnya)
• I am writing about… (ketika merespon rangkaian email sebelumnya yang berisi hasil meeting/argumentasi )
• I would like to follow up on…(ketika meminta tindak lanjut atau respons lanjutan)
• I am pleased to inform you…(ketika menyampaikan kabar baik)
• I am sorry / I regret to inform you… (ketika menolak suatu permintaan atau menyampaikan kabar tidak baik)
• I would be grateful if you can…(ketika meminta bantuan)
• If you wish, I will be happy to help…  (ketika menawarkan bantuan)
• Attached is / are…(ketika mengirimkan email dengan lampiran)
• Could you give me some information about… (ketika meminta informasi atau rincian lanjutan)
• Please feel free to reach out if you have any questions. My contact details are… (ketika memberitahu penerima cara menghubungi kamu)
• Thank you for your help / looking forward to your response... (ketika mengungkapkan rasa syukur atau mengingatkan penerima untuk membalas pesan)

Akhiri dengan penutup yang tepat

Tutup email dengan salam penutup yang tepat. “Sincerely,” “Yours truly,” atau “Respectfully yours,” umum digunakan dan diikuti dengan nama kamu setelahnya. Sama seperti sapaan, salam penutup menentukan intonasi email-mu. “Warm regards,” “Kind regards,” atau “Best wishes” digunakan di email yang tidak formal. Jika berkorespondensi dengan lebih kasual, kamu bisa menggunakan “Thank you,” atau “Best.” Kamu bisa juga menuliskan salam penyemangat seperti “Keep up the good work” atau “Great job!” untuk memuji bawahanmu.

Periksa kembali email sebelum dikirim

Periksa email-mu sekali lagi sebelum menekan tombol “Kirim.” Pastikan tidak ada kata-kata yang salah eja, terutama nama penerima. Pastikan juga lampiran sudah terlampir sehingga kamu tidak perlu mengirim ulang email. Periksa juga apakah alamat email penerima sudah tepat serta pastikan juga memasukkan alamat email penerima lain yang perlu menerima pesan darimu.

Email merupakan alat komunikasi yang efisien. Tips di atas akan membantumu memaksimalkan kotak masuk (dan kotak keluar) saat melaksanakan tugas di pekerjaan.

Siap untuk memulai perjalanan kariermu? Perbarui profil JobStreet-mu dengan keahlian dan preferensi yang diperlukan. Tambahkan #LangsungKerja agar perusahaan tahu bahwa kamu siap kerja segera. Cari pekerjaan yang tepat di JobStreet atau unduh aplikasinya. Butuh informasi dan tips lainnya? Kunjungi Halaman Tips Karier kami untuk mendapatkan tips cara meraih karier yang bermakna untukmu.

Tentang SEEK Asia

SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat  yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.