Ingin Jadi Customer Service yang Handal? Perhatikan Hal Berikut!
Pada dasarnya, customer service adalah pelayanan yang ditawarkan oleh suatu perusahaan untuk para pelanggan mereka. Pekerjaan customer service yang utama adalah berupaya memberikan pelayanan tersebut, baik sebelum maupun setelah pelanggan membeli atau menggunakan produk. Jadi, sudah sangat jelas bahwa menguasai cara komunikasi yang baik adalah syarat utama untuk pekerjaan ini.
Nah, jika kamu adalah salah satu orang yang tertarik untuk bekerja menjadi customer service, tetapi masih kurang yakin dengan communication skill yang kamu miliki sekarang, kamu tidak perlu khawatir! Cara komunikasi yang baik itu bukan suatu bakat, lho; keterampilan ini bisa dilatih. Kemudian, lewat artikel ini, JobStreet akan membantu kamu melakukannya!
Ini adalah beberapa hal yang harus kamu perhatikan untuk meningkatkan pelayanan kamu sebagai seorang staf customer service:
Keterampilan Diri sebagai Staf Customer Service
Sebelum mulai memberikan pelayanan pada pelanggan, kamu harus melakukan persiapan diri terlebih dahulu. Persiapan diri ini sangatlah penting untuk memastikan kamu dapat memberikan respons yang membantu pelanggan nantinya. Untuk itu, cobalah lakukan beberapa hal di bawah ini:
Berlatih Mendengar Secara Aktif
Sebagai staf customer service, kemungkinan besar kamu akan berbicara secara langsung dengan pelanggan, baik bertatap muka atau melalui telepon. Dalam situasi ini, penting bagi kamu untuk mendengarkan apa yang dikatakan pelanggan dengan saksama. Dengan begitu, kamu akan benar-benar memahami maksud pelanggan dan dapat memberi respons yang sesuai.
Untuk melatih kemampuan ini, kamu dapat melakukan hal sesederhana mengobrol dengan teman atau kerabat dan mendengarkan mereka dengan baik. Tunjukkan bahwa perhatianmu tertuju kepada mereka dan jangan segan untuk memastikan bahwa kamu mengerti dengan mengulang apa yang mereka katakan. Interaksi seperti ini akan membuatmu lebih siap saat melayani pelanggan nantinya.
- Belajar untuk Menjadi Lebih Open-Minded
Menjadi seorang staf customer service berarti kamu akan melayani berbagai jenis pelanggan dengan latar belakang yang beragam dan kamu perlu mempersiapkan diri untuk hal ini. Tentunya kamu tidak bisa menggeneralisasikan pelanggan, apalagi membuat asumsi apa pun berdasarkan interaksi yang sedikit.
Maka dari itu, bersiaplah untuk memahami semua jenis pelanggan serta semua pertanyaan, tanggapan, maupun keluhan mereka. Cara ini dapat kamu lakukan dengan berbincang dengan orang-orang yang berada di zona nyamanmu. Cobalah mengobrol dengan bermacam-macam orang sambil melatih mendengar dengan aktif.
Kenali Produk yang Ditawarkan
Semua interaksi yang seorang staf customer service dengan pelanggan meliputi manfaat dari produk yang ditawarkan. Jadi, kamu harus mengenal betul produk tersebut.
Jika produk itu memiliki buku manual, membaca manual itu adalah langkah pertama yang bisa kamu ambil. Mengenali produk juga dapat dilakukan dengan bertanya langsung dengan kolega yang lebih tahu atau bahkan atasanmu. Dengan mengenali produk secara menyeluruh, kamu akan lebih mudah untuk membantu segala keluhan atau pertanyaan dari pelanggan.
Suasana yang Positif
Pekerjaan customer service bukan hanya tentang memberikan pelayanan yang memuaskan, tapi juga memberikan pelayanan yang menyenangkan. Seorang staf customer service harus dapat membuat pelanggan nyaman untuk membagi pengalaman atau keluhan mereka seputar produk yang ditawarkan.
Suasana positif dan menyenangkan harus tercipta dalam interaksi yang diberikan seorang staf customer service agar pelanggan merasa nyaman. Rasa nyaman ini akan membuat pelanggan tahu bahwa mereka dihormati dan dihargai; cara ini dapat menjaga kesetiaan pelanggan juga, lho. Lantas apa saja yang dapat kamu lakukan untuk menciptakan suasana positif tersebut? Berikut adalah jawabannya:
Perhatikan Diksimu
Tata bahasa yang baik sudah pasti perlu terjamin saat kamu berinteraksi dengan pelanggan. Gunakanlah kata yang berkonotasi baik untuk menjaga mood interaksimu.
Cobalah pikirkan bagaimana menyampaikan respons sambil membaurkan kata-kata yang lebih positif. Salah satu contohnya dengan menjawab suatu pertanyaan dengan: “saya akan tanyakan dengan orang yang lebih paham dan saya akan kabari Anda lagi”, dibanding hanya menjawab: “saya tidak tahu” jika dalam situasi tersebut kamu kurang yakin dengan kemampuanmu. Hal ini akan membuat pelanggan lebih tenang saat meminta pelayanan karena mereka mendapatkannya dengan baik dan berhati-hati.
Komunikasikan Respons dengan Jelas
Hal selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah berbicara dengan jelas, terutama jika kamu memberi sebuah solusi atau instruksi pada pelanggan. Jika ada pelanggan yang mengalami kebingungan atau menyatakan keluhan, hal terbaik yang dapat kamu berikan adalah bantuan yang disampaikan dengan jelas.
Sampaikan informasi dengan detail; jangan berasumsi pelanggan sudah tahu banyak tentang produk. Pastikan mereka mengerti apa yang kamu sampaikan. Sampaikan bagian penting dari informasi di awal agar fokus pelanggan langsung tertuju pada hal yang tepat, lanjutkan dengan penjelasan lebih detail.
Kamu juga dapat memastikan pelanggan benar-benar paham dengan bertanya kepada mereka. Lalu, pastikan informasi yang telah kamu sampaikan membantu mereka.
Dukung Pelanggan untuk Memberi Feedback
Meminta feedback atau masukan dari pelanggan sangatlah dianjurkan. Cara ini membuktikan bahwa kamu benar-benar serius dalam memberikan pelayanan yang baik.
Salah satu langkah untuk melakukannya adalah dengan meminta pelanggan untuk mengisi survei penilaian atau kritik dan saran. Kamu dapat tawarkan survei di akhir interaksi dan dukung pelanggan untuk berbagi pengalaman mereka. Tunjukan bahwa apa yang mereka pikirkan itu penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan. Tindakan kecil ini dapat memperkuat hubungan saling menghormati dan menghargai dengan pelanggan.
- Kepuasan Pelanggan adalah Nomor Satu
Memberikan kepuasan pelanggan adalah tujuan utama seorang staf customer service. Berempati dengan pelanggan merupakan kuncinya. Kamu harus dapat mendengarkan pelanggan sambil mencoba memahami situasi mereka untuk dapat memberi pelayanan yang optimal.
Untuk memberi respons yang sesuai, kamu harus menempatkan dirimu sebagai pelanggan. Lalu, pikirkan apa yang sebaiknya dilakukan jika kamu berada di posisi mereka. Berempati dengan pelanggan akan memudahkan kamu untuk menangani masalah yang mereka hadapi; pastikan kamu memberi solusi yang benar-benar mereka butuhkan dan bukan hanya solusi yang kamu pikir mereka butuhkan.
Kemudian, tawarkan pelayanan lebih dengan mengajukan pertanyaan seperti: “apakah ada lagi yang bisa saya bantu?” untuk memastikan kebutuhan pelanggan sudah terpenuhi dan jangan lupa untuk berterima kasih pada mereka karena telah menghubungi customer service untuk menyampaikan pertanyaan, tanggapan, atau keluhan mereka.
Pelayanan seorang staf customer service lebih dari sekadar memberikan tanggapan atau jawaban; namun sebagai bagian penting yang merupakan janji perusahaan kepada pelanggan. Maka dari itu, customer service yang baik memiliki peran yang sangat penting. Gunakan apa yang telah kamu baca dalam artikel ini untuk meraih potensi sejatimu sebagai pekerja di bidang customer service.
Kunjungi situs JobStreet untuk mencari lowongan kerja customer service yang untuk memulai perjalananmu mencapai kesuksesan karier. Tetaplah terhubung bersama kami kapan pun dan di mana pun dengan mengunduh aplikasi JobStreet melalui Google Play Store atau Apple App Store. Jangan lupa mengunjungi laman Tips Karier untuk mendapatkan tips, berita industri, dan informasi lainnya.
Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karier, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karier. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.
Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.
Tentang SEEK Asia
SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.
Tentang SEEK Limited
SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.
