Cara Berkomunikasi Dengan Baik ke Atasan dan Klien

Sebentar lagi kamu akan bertemu atasan, pihak manajemen, atau klien? Jangan panik! Bertemu atasan dan pihak penting memang bikin grogi, tapi tenang, kamu masih bisa mengatasinya dengan tahu cara berkomunikasi dengan baik dengan mereka.

Komunikasi adalah salah satu unsur terpenting dalam dunia kerja. Dengan komunikasi yang baik, pekerjaan yang dilakukan akan berjalan lancar dan membuat karirmu semakin cemerlang. 

Komunikasi dengan atasan dan klien bisa jadi penentu baik atau buruknya kamu di mata mereka. Ketika berkomunikasi di lingkungan kerja, kita juga harus memperhatikan profesionalisme. Jangan sampai kamu menganggap remeh hal ini karena komunikasi di lingkungan kerja tanpa profesionalisme bisa menimbulkan konflik.

Baca Juga : Skill Penting untuk Menunjang Pekerjaanmu

Profesionalisme

Profesionalisme merupakan salah satu sifat yang penting dimiliki setiap orang di dunia kerja. Seseorang harus memiliki sifat ini agar bisa sukses dalam berkarir. Profesionalisme adalah cara dan sikap kamu melakukan suatu pekerjaan. 

Beberapa perusahaan dan peran pekerjaan memiliki "aturan" profesionalisme tertentu, seperti kesepakatan mengenai dresscode atau kebijakan dalam menggunakan media sosial. Ada juga aturan dan ekspektasi lain yang tidak tertulis, tetapi sama pentingnya – seperti apa yang dianggap profesional dalam rapat, atau bahkan cara orang mengatur dan menjaga kebersihan area kerja. 

Profesionalisme juga sangat penting dimunculkan ketika kamu ingin berhadapan dengan atasan dan klien untuk menciptakan komunikasi yang profesional agar diskusi berjalan lancar dan pesan tersampaikan dengan baik. Maka dari itu, sangat penting untuk kamu memahami cara komunikasi yang baik dengan atasan. 

Cara Berbicara Dengan Atasan

Sebagai karyawan, kita perlu mengusahakan komunikasi yang baik sehingga pekerjaan berjalan lancar dan meminimalisir kesalahpahaman. Begini lah cara berkomunikasi dengan baik jika bertemu dengan atasan.

Menjadi Pendengar yang Baik

Mendengarkan seseorang berbicara menandakan bahwa kamu menghormati apa yang diutarakan seseorang. Komunikasi akan berjalan dengan baik bila kamu mendengar dan memperhatikan atasan yang sedang bicara dengan seksama.

Ketika kamu mendengarkan dengan baik, atasan dapat melihat keseriusan dan antusiasme kamu dalam menyimak informasi atau instruksi. Usahakan untuk tidak menyibukkan diri memainkan sesuatu, melirik kesana-kemari, atau memberikan pandangan kosong ketika berbicara dengan atasan. Hal ini jelas tidak akan memberikan kesan yang baik karena kamu bisa saja dianggap tidak sopan oleh atasanmu.

Jika kamu mendengarkan dengan baik, kamu semakin mengerti maksud dari setiap ucapan atasanmu. Hal ini akan sangat membuat atasan merasa dihargai. Ini juga akan menambah nilai plus untukmu di mata mereka. 

Selain sebagai salah satu wujud sopan santun terhadap atasan, dengan menjadi pendengar yang baik, kamu juga dapat dengan mudah memahami apa yang atasan inginkan. Hal ini bisa mempermudah kamu dalam mengerjakan tugas dari atasan.

Memberi Pertanyaan dan Tanggapan

Sebagai seorang karyawan, kamu sebaiknya bertanya bila kamu merasa apa yang telah disampaikan atasanmu kurang jelas. Dengan begitu, tidak akan terjadi miskomunikasi yang dapat berakibat buruk untuk pekerjaanmu. 

Begitu pula kalau kamu merasa perlu memberikan ide dari apa yang telah disampaikan, lakukanlah dengan cara yang sopan dengan alasan-alasan yang kuat. Siapa tahu masukan-masukan yang kamu berikan dapat menguntungkan tim atau perusahaan sehingga membuat kinerja kamu semakin baik.

Bertanya dan memberi tanggapan menandakan bahwa kamu memperhatikan pembicaraan dengan atasan. Dengan begitu, komunikasi berjalan dengan efektif.

Gunakan Kata-Kata Positif dan Bahasa yang Mudah Dimengerti

Menentukan cara bicara yang baik saat berkomunikasi dengan seorang atasan sangatlah penting. Jika kita sedang berbicara dengan atasan, hindarilah kata yang memicu konflik dan menggunakan intonasi tinggi. 

Jangan pula menggunakan bahasa atau istilah-istilah yang terlalu tinggi. Komunikasi yang baik tidak dinilai dari seberapa tinggi bahasa yang kamu gunakan, tapi seberapa mudah dan nyaman bagi lawan bicara untuk bisa dipahami.

Perhatikan Bahasa Tubuh dan Raut Wajah

Seseorang yang sedang berbicara denganmu pasti memperhatikan gerak-gerikmu juga. Bahasa tubuh dan raut wajah seringkali mudah ditebak oleh lawan bicara. 

Gunakan bahasa tubuh yang santai namun sopan saat berbicara dengan atasan untuk menghindari atasanmu merasa tidak nyaman ketika berbicara dengan kamu. Hindari postur yang kurang sopan atau gerakan yang mengganggu seperti membungkuk, menggigit kuku, dan menyilangkan tangan.

Hindari pula memperlihatkan raut wajah yang negatif, seperti memutar mata. Ekspresi wajah negatif yang kamu tunjukkan selama berbicara dapat menimbulkan persepsi negatif atasan terhadapmu.

Jangan Sok Tahu dan Menggurui

Untuk menjalin komunikasi yang baik dengan atasan adalah dengan menghindari kata-kata yang terkesan sok tahu dan menggurui. Tetaplah pada posisi sebagai pendengar ketika sedang berbicara dengan atasanmu. 

Jika kamu mempunyai masukan dan saran untuk diutarakan kepada atasan, sampaikanlah dengan bijak, gunakanlah kalimat yang sopan dan tidak menyinggung. Jangan memaksakan diri untuk terlihat lebih pintar di mata atasan.

Bicaralah apa adanya. Berbicara apa adanya kepada atasan bisa saja membuat kamu mendapat kepercayaan lebih darinya.

Komunikasi Dengan Klien

Sama halnya ketika kamu berkomunikasi dengan atasan, kamu juga harus menunjukkan profesionalisme di depan klien agar tercipta komunikasi yang efektif. Ini juga penting agar kamu bisa mendapat kepercayaan klien untuk tetap menggunakan jasa perusahaanmu. Berikut cara berkomunikasi yang baik dengan klien.

Pelajari tentang Klien

Kamu harus tahu apa yang klienmu butuhkan, bagaimana tingkah lakunya, hingga latar belakang yang relevan. Tidak semua klien memiliki sifat yang sama, sehingga kita juga harus menyesuaikan perlakuan yang kita berikan sesuai dengan kepribadian mereka. 

Ketika berkomunikasi dengan klien, usahakan tetap cekatan dan tidak bertele-tele. Terlalu bertele-tele akan membuang waktu klien. Kalau begini, pelayananmu yang tujuannya baik malah dianggap buruk. Klien menginginkan seseorang yang to the point, agar waktunya tidak habis dengan obrolan basa-basi yang tidak penting.

Datang Lebih Awal

Jangan biarkan kliendatang lebih dahulu dibanding kamu! Lebih baik kamu yang menunggu klien, untuk menunjukkan bahwa kamu antusias dan siap melayani kebutuhan klien. 

Selain itu, jika kamu datang lebih awal, kamu bisa lebih santai dan masih punya waktu untuk mempersiapkan diri. Datang telat hanya membuatmu terlihat tidak menghargai waktu dan tidak profesional. Ini bisa membentuk kesan buruk bagi klien, sehingga kamu kehilangan kepercayaan klien terhadapmu.

Gunakan Pembawaan yang Baik

Ketika sedang berhadapan dengan klien, kamu pasti ingin dinilai baik oleh mereka. Maka dari itu, kamu tidak boleh terlalu jutek atau bermuka masam. Berikan kesan pertama yang bagus, cobalah sesekali untuk tersenyum agar terlihat lebih ramah. 

Buatlah klien merasa nyaman untuk berbicara denganmu. Klien yang nyaman berkomunikasi denganmu akan merasa senang untuk bekerja sama denganmu. Jika kamu terus menjaga hubungan baik dengan klien, kemungkinan klien akan menjadi relasi jangka panjang untuk kamu.

Perhatikan Timing dan Situasi

Meskipun kamu yang mengajukan kerja sama, usahakan jangan kamu terus yang bicara, berikan klienmu kesempatan bicara dan dengarkan juga mereka. Saat klienmu sedang berbicara, jangan sampai kamu sering memotong pembicaraan mereka. Usahakan kamu menjadi pendengar yang baik dan berikan juga respon yang baik. Jangan sampai mereka merasa kamu tidak peduli. 

Perhatikan juga topik obrolannya, jangan sampai saat klien baru datang kamu langsung menawarkan transaksi atau tanda tangan sebagai tanda jadi. Bisa-bisa mereka malah tidak nyaman. Selain itu, coba lihat situasi saat kamu menjelaskan, apa klien kamu merasa bosan? Apa mereka malah tidak mengerti penjelasanmu?

Pelajari Lagi Produkmu

Tidak ada salahnya berfokus pada hal-hal terbaik dari suatu produk, tapi sadarilah bahwa setiap produk pasti memiliki kekurangan. Coba kamu pelajari kekurangannya juga, setelah itu kamu cari tahu solusinya. Dengan begitu, kamu akan mengerti bagaimana perasaan klien kamu. Sehingga, kamu dapat memberikan yang terbaik untuk mereka dan dapat memberikan penjelasan yang lebih baik.

Tidur yang Cukup

Kamu harus pastikan bahwa kamu telah tidur yang cukup. Kenapa? Supaya kamu dalam keadaan prima dan tidak ngantuk saat bertemu klien. Kalau kamu ngantuk saat ketemu klien, kamu malah jadi tidak fokus! Kalau kamu hilang fokus saat klien mengajukan pertanyaan, jawabanmu nantinya tidak memuaskan atau bahkan tidak nyambung.

Nah, itu dia cara berkomunikasi dengan baik saat meeting dengan atasan dan klien. Memang butuh dilatih, tapi dengan usaha dan membiasakan diri, kamu pasti bisa! Sudahi rasa grogi dan khawatirmu dan terapkan cara-cara ini ketika akan bertemu atasan dan klienmu nanti! Good luck, ya!

Untuk lebih banyak informasi dan tips tentang meeting dan dunia kerja lainnya, kamu bisa kunjungi laman Tips Karir. 

Jangan lupa update profil JobStreetmu secara berkala setiap kamu memperoleh pengalaman dan skills baru sebelum melamar pekerjaan.

Download aplikasi JobStreet di Google Play Store atau Apple App Store untuk mempermudah akses JobStreet kapan pun dan di mana pun.

Tentang SEEK di Asia 

SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Di Asia, SEEK beroperasi dengan brand JobStreet dan JobsDB, platform ketenagakerjaan terbesar di Asia dan pilihan utama bagi kandidat dan perusahaan. SEEK menarik lebih dari 500 juta kunjungan per tahun di enam pasar yang dioperasikannya, yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, dan Thailand.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Pada tahun 2022, SEEK diakui sebagai salah satu dari Australia’s Top Ten Places to Work in Tech dalam penghargaan AFR BOSS Best Places to Work. Tahun ini, SEEK merayakan 25 tahun membantu warga Australia menjalani kehidupan kerja yang lebih memuaskan dan produktif.