Definisi Memo: Manfaat, Tujuan, Jenis, dan Contohnya
Komunikasi di dunia kerja tidak terbatas pada percakapan verbal. Justru, ada kalanya kamu harus bertukar informasi secara tertulis melalui surat memo.
Oleh sebab itu, mengetahui cara membuat memo merupakan salah satu skill yang kamu perlukan, apa pun bidang pekerjaanmu.
Tapi, apa itu memo dan kegunaannya dalam dunia kerja? Supaya lebih jelas, kamu bisa menyimak berbagai contoh memo dan tips menulisnya dalam artikel ini.
- Apa Itu Memo?
- Tujuan Memo
- Jenis-jenis Memo
- Struktur Memo
- Langkah-langkah Menulis Memo yang Efektif
- Contoh Memo Perusahaan
- Contoh Memo Internal yang Efektif
- Contoh Memo Resmi
- Contoh Bukti Transaksi Memo
- Contoh Memo Singkat yang Efektif
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Memo
Apa Itu Memo?
Apa yang dimaksud dengan memo? Pada dasarnya, memo merupakan pesan atau catatan singkat untuk menyampaikan informasi penting antarindividu atau departemen dalam sebuah organisasi.
Menurut Joanne Yates (1989), penggunaan memo dalam dunia bisnis baru mulai populer pada awal abad ke-20 karena kemunculan mesin ketik.
Saat ini, penggunaan kertas memo semakin tergantikan oleh surat memo digital menggunakan aplikasi pesan singkat dan email yang dinilai praktis.
Tujuan Memo
Kehadiran memo ditujukan untuk memberikan pesan atau informasi penting kepada anggota organisasi secara cepat dan efisien.
Contoh penggunaan memo adalah untuk menyampaikan perubahan kebijakan, instruksi terkait proyek, atau rangkuman dari sebuah rapat. Dengan kehadiran memo, tim terkait tidak perlu menyita waktu para pegawai lain untuk mengadakan pertemuan.
Jenis-jenis Memo
Apa saja berbagai jenis memo yang akan sering kamu temui di tempat kerja? Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Memo Internal
Memo internal digunakan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada anggota tim atau departemen di perusahaanmu.
Contohnya, kamu bisa menggunakan memo internal untuk mengumumkan perubahan jadwal libur perusahaan atau meminta umpan balik tentang proyek internal.
Karena bersifat internal, kamu bisa menggunakan memo tempel yang kasual seperti sticky notes. Tapi, pastikan kamu memperhatikan situasi lingkungan kerja dan penerima memo jika ingin menggunakan sticky notes, ya!
2. Memo Eksternal
Sesuai namanya, pengertian memo eksternal adalah surat untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan.
Contoh memo eksternal adalah catatan untuk customer, mitra bisnis, atau pemasok. Terkait hal ini, memo eksternal harus ditulis secara resmi, bukan menggunakan memo tempel atau sticky notes.
3. Memo Formal
Memo formal adalah memo yang disusun dengan format dan bahasa yang lebih resmi. Biasanya, memo formal digunakan untuk komunikasi internal yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, atau keputusan penting dalam perusahaan.
Karena isinya formal, jangan menggunakan memo tempel atau sticky notes, ya.
4. Memo Informal
Memo informal adalah memo dengan ragam bahasa yang lebih santai. Kamu bisa mengirimkan memo ini untuk menyampaikan apresiasi kepada rekan kerja atau memberikan saran tentang cara meningkatkan kualitas kinerja.
Karena isinya informal, kamu boleh membuat memo tempel menggunakan sticky notes. Penggunaannya bisa kapan saja karena memo tempel dan sticky notes bisa ditempel di meja orang yang ingin kamu beri feedback.
Struktur Memo
Idealnya, struktur memo yang baik dan benar menurut Grammarly harus mencakup semua elemen berikut agar pembaca bisa memahaminya dengan jelas:
- Heading: Informasi tentang pengirim, penerima, tanggal, dan subjek memo.
- Tujuan: Berisi konteks tentang mengapa informasi dalam memo ditujukan kepada penerima.
- Pengantar: Memperkenalkan topik atau isu yang akan dibahas dalam memo secara singkat.
- Isi Memo: Inti dari memo yang berisikan informasi penting, instruksi, laporan, atau pengumuman yang relevan.
- Kesimpulan: Rangkuman dari pokok-pokok penting isi memo untuk memperjelas pemahaman penerima.
- Tanda Tangan: Bukti legitimasi dan tanggung jawab terhadap isi memo yang disertai dengan nama pengirim dan jabatannya.
Langkah-langkah Menulis Memo yang Efektif
Setelah mengetahui struktur memo, kamu mungkin akan bertanyabagaimana cara membuat memo yang efektif? Mudahnya, kamu bisa menerapkan tips dan trik dari George Mason University di bawah ini:
- Menentukan tujuan
Sebelum menulis memo, tentukan apa yang ingin kamu capai dengan memo tersebut. - Identifikasi audiens
Sesuaikan gaya bahasa memo dengan orang yang akan membacanya. Jika penerima memo adalah pihak eksternal perusahaan, pastikan kamu menggunakan bahasa yang formal agar terlihat resmi. Di lain sisi, kamu bisa menggunakan bahasa informal jika ingin menulis memo untuk rekan satu divisi kerja. - Rencana isi memo
Tentukan poin-poin penting yang perlu disampaikan, dan susun semuanya dalam urutan yang logis. - Penulisan dengan bahasa yang tepat dan formal
Saat menulis memo, hindari penggunaan kata-kata yang ambigu. Pastikan juga kamu menggunakan tata bahasa yang tepat dan menghindari kalimat yang terlalu rumit atau panjang.
Baca Juga: People Pleaser: Arti dan Dampaknya di Dunia Kerja
Contoh Memo Perusahaan
Berikut adalah contoh surat memo perusahaan yang baik dan benar untuk berbagai konteks komunikasi:
1. Memo perubahan kebijakan perusahaan
Kepada: Semua Pegawai [Nama Perusahaan] Tanggal: 10 April 2024 Kami ingin memberitahu semua karyawan bahwa mulai tanggal 1 Mei 2024, terdapat perubahan dalam kebijakan jam kerja perusahaan. Mulai dari tanggal tersebut, jam kerja perusahaan akan disesuaikan menjadi pukul 09:00 pagi hingga pukul 17:00 sore, dengan satu jam istirahat makan siang dari pukul 12:00 hingga 13:00. Perubahan ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja seluruh karyawan. Jika ada pertanyaan atau kebingungan, silakan hubungi HRD. Terima kasih atas perhatiannya. [Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
2. Memo untuk memberikan umpan balik atau feedback pada karyawan
Kepada: [Nama Karyawan] Tanggal: 17 Mei 2020 Yang Terhormat [Nama Karyawan], Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kerja keras dan dedikasi yang kamu tunjukkan dalam pekerjaanmu. Selama beberapa bulan terakhir, kamu telah menunjukkan kualitas kerja yang luar biasa. Namun, saya ingin membahas sedikit tentang kepatuhanmu terhadap tenggat waktu penyelesaian proyek. Beberapa tugas memerlukan prioritas utama. Jika kamu perlu bantuan tambahan, jangan ragu menghubungi saya. Terus tingkatkan kinerjamu dan jangan ragu untuk berkomunikasi jika ada yang perlu dibahas. [Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
Contoh Memo Internal yang Efektif
Ingin tahu seperti apakah contoh memo internal yang tepat sasaran dalam latar non-profit? Simak penjelasan di bawah ini:
1. Kertas memo untuk pengumuman perubahan kebijakan
Kepada: Seluruh Anggota Tim Keuangan Tanggal: 12 Maret 202X Halo Semua, Per tanggal 27 Mei 202X, akan ada perubahan dalam kebijakan organisasi kita untuk meningkatkan efisiensi kerja. Perubahan ini mencakup prosedur pengajuan dana proyek, pengelolaan sumber daya, dan penerapan teknologi baru. Detail lengkap perubahan tersebut akan disampaikan dalam pertemuan selanjutnya. Kami percaya perubahan ini akan membantu kita dalam mencapai misi dan tujuan organisasi kita. [Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
2. Kertas memo untuk koordinasi proyek
Kepada: Seluruh Anggota Tim Proyek X Tanggal: [Tanggal penerbitan memo] Halo Tim, Saya ingin memberitahukan bahwa proyek "Nama Proyek" telah mencapai tahap penting. Untuk memastikan kelancaran proyek, berikut beberapa poin penting yang perlu diperhatikan:
Dengan kerjasama dan komunikasi yang baik, saya yakin kita dapat menyelesaikan proyek ini dengan sukses. Jika ada pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi saya. [Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
Contoh Memo Resmi
Berikut adalah contoh memo resmi yang sering beredar di perusahaan swasta maupun BUMN:
1. Memo permintaan cuti tahunan
Kepada: [Nama Atasan] Yang Terhormat [Nama Atasan], Saya ingin mengajukan permohonan cuti tahunan untuk periode [tanggal mulai] hingga [tanggal selesai]. Saya telah menyusun rencana untuk memastikan tugas saya selesai dengan baik sebelum absen. Saya akan berterima kasih jika permohonan cuti saya dapat dipertimbangkan. Jika ada persyaratan atau prosedur yang perlu saya ikuti, mohon untuk memberi tahu saya. [Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
2. Memo pengumuman perubahan kebijakan perusahaan
Kepada: Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan] Dengan hormat, Kami ingin memberitahukan kepada seluruh karyawan bahwa perusahaan telah mengadakan peninjauan mendalam terhadap kebijakan internal yang berlaku. Berdasarkan evaluasi tersebut, kami mengumumkan bahwa perusahaan akan memperluas program kesejahteraan karyawan dengan menambahkan manfaat kesehatan dan kebugaran yang lebih komprehensif. Perubahan ini akan berlaku per tanggal 1 Juni 202X. Kami menghargai kerjasama dan dukungan dari Anda semua. Kami juga akan memberikan informasi lebih lanjut mengenai implementasi perubahan ini melalui pertemuan internal lainnya. Terima kasih atas perhatiannya.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
3. Memo pemberitahuan rapat
Kepada: Divisi Pemasaran [Nama Perusahaan] Dengan hormat, Kami ingin menginformasikan kepada seluruh anggota tim pemasaran bahwa manajemen akan mengadakan rapat penting pada:
Kehadiran semua karyawan sangat diharapkan agar dapat berkontribusi dalam diskusi dan pengambilan keputusan yang akan memengaruhi arah perusahaan ke depan. Terima kasih atas perhatiannya.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
Contoh Bukti Transaksi Memo
Selain menyampaikan kabar penting di tempat kerja, memo juga berfungsi sebagai bukti penjualan dan pembelian. Berikut adalah berbagai contoh bukti transaksi memo bisnis:
1. Memo penjualan barang
Kepada: Bagian Keuangan Dengan hormat, Kami ingin melaporkan penjualan untuk periode ini sebagai berikut:
Terlampir adalah daftar detail harga dan penjualan untuk referensi lebih lanjut. Mohon diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. Terima kasih atas perhatiannya.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
2. Memo pembelian jasa
Kepada: Bagian Keuangan Dengan hormat, Kami ingin memberikan bukti pembelian jasa untuk periode ini sebagai berikut:
Mohon untuk memproses pembayaran sesuai dengan informasi yang terlampir. Terima kasih atas perhatiannya.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
3. Memo Pemesanan Barang
Kepada: Bagian Gudang Dengan hormat, Kami ingin mengonfirmasi bahwa kami telah melakukan pemesanan bisnis untuk barang berikut:
Mohon untuk mempersiapkan barang-barang tersebut sesuai dengan pesanan kami. Kami akan mengirimkan konfirmasi pengiriman lebih lanjut setelah kami menerima informasi dari pemasok. Terima kasih atas kerjasama dan perhatiannya.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
Contoh Memo Singkat yang Efektif
Seperti apakah contoh memo singkat yang jelas dan tepat? Kamu bisa mempelajarinya di sini:
1. Memo tentang pengumuman acara perusahaan
Kepada: Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan] Dengan senang hati kami ingin mengumumkan acara khusus perusahaan yang akan diselenggarakan:
Acara makan malam ini akan menjadi kesempatan bagi seluruh karyawan untuk berkumpul, bersosialisasi, dan merayakan pencapaian bersama selama setahun terakhir. Kami sangat mengharapkan kehadiran Anda semua dalam acara ini. Informasi lebih lanjut akan disampaikan melalui email dan papan pengumuman perusahaan. Terima kasih atas perhatiannya.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
2. Memo pemberitahuan perubahan kebijakan
Kepada: Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan] Halo semua, Kami telah menerapkan perubahan kecil pada kebijakan internal kami yang akan berlaku mulai minggu depan. Proses pengajuan dan pembayaran reimbursement sudah mengalami peningkatan agar lebih efisien. Silakan cek bagan yang terlampir dalam memo ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran mengenai pengajuan dan pembayaran reimbursement, harap hubungi divisi keuangan. Terima kasih atas perhatian Anda.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
3. Memo Penugasan Proyek kepada Karyawan
Kepada: [Nama Karyawan] Halo [Nama Karyawan], Anda telah dipilih untuk berpartisipasi dalam proyek baru yang sedang kami persiapkan sebagai [nama peran]. Detail penugasan Anda adalah sebagai berikut:
Mohon segera konfirmasi bahwa Anda menerima penugasan ini dan jangan ragu untuk menghubungi saya jika membutuhkan klarifikasi dan data lebih lanjut. Terima kasih atas dedikasi dan kontribusi Anda. Saya yakin Anda akan berhasil menyelesaikan proyek ini dengan baik tanpa kesalahan.
[Tanda Tangan] [Nama, jabatan, dan departemen pengirim] |
Kesimpulan
Pengertian memo adalah surat atau catatan singkat untuk mengkomunikasikan informasi penting dalam ruang lingkup tempat kerja. Memo dapat berisi ucapan apresiasi kepada rekan kerja, pengumuman kebijakan baru, hingga bukti transaksi.
Kamu harus memahami tata cara menulis memo dengan baik dan tepat karena hal itu sangat dibutuhkan dalam dunia kerja. Apalagi, jika kamu membangung karir di bidang administrasi.
Terkait penulisan memo, pastikan kamu memperhatikan situasi lingkungan kerja dan orang penerimanya, ya!
Jangan sampai kamu menulis memo dengan bahasa yang tidak formal ke atasan kamu di tempat kerja. Pasalnya, hal itu akan memengaruhi nilai profesionalitas kamu di tempat kerja.
Terlepas dari hal itu, kamu juga wajib memastikan bahwa isi dan tata bahasa dalam memo yang akan kamu kirim sudah jelas dan singkat agar mudah dipahami oleh penerima.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Memo
- Apa perbedaan antara memo dan surat?
Memo merupakan catatan singkat tentang suatu hal sebagai salah satu sarana komunikasi dalam organisasi. Sementara itu, surat lebih sering menjadi perantara komunikasi resmi dengan pihak eksternal. Selain itu, ukuran kertas yang digunakan juga berbeda karena kertas memo lebih kecil daripada kertas untuk surat resmi.
- Bagaimana cara mengatasi karyawan yang tidak mematuhi memo?
Pertama, cari tahu mengapa karyawan enggan mematuhi memo dengan mengakan komunikasi secara langsung. Dari sana, kamu bisa memutuskan untuk memberikan pelatihan tambahan atau tindakan disipliner bergantung dari keparahan efek ketidakpatuhan tersebut.
- Apakah memo harus selalu ditandatangani oleh pimpinan?
Tidak selalu, terutama untuk kertas memo yang bersifat informal.
- Bagaimana cara menulis memo yang menarik dan tidak membosankan?
Gunakan bahasa yang tidak ambigu, kalimat yang singkat, dan hindari penggunaan jargon untuk menjaga fokus pembaca selama menyimak isi memo. Untuk kertas memo yang tidak resmi, kamu juga bisa menyertakan ilustrasi berwarna-warni dan tidak perlu menyertakan logo. Untuk yang resmi, kamu boleh memasukkan logo perusahaan.
