6 Tips Untuk Memahami Aksen Berbeda dalam Layanan Pelanggan

Kita hidup di dalam zaman dimana dunia ini semakin mengecil setiap hari. Kita tidak lagi terbagi oleh batasan-batasan budaya dan geografis seperti dulu sebelum adanya Internet. Globalisasi bisnis tidak hanya memungkinkan kita untuk berkunjung dan hidup di benua yang berbeda, akan tetapi juga menjadikan transaksi lintas-negara menjadi sesuatu yang biasa kita lakukan. Hal ini bukanlah sesuatu hal yang aneh lagi, misalnya, untuk para petugas layanan pelanggan untuk menjawab pertanyaan dari segala penjuru dunia berkat adanya pemerataan pekerjaanoutsourcing. Dengan demikian, penting bagi mereka yang berada dalam bidang ini untuk menguasai pemahaman aksen yang berbeda-beda.

Sementara bertemu dan berinteraksi dengan seseorang dengan latar belakang budaya dan bahasa yang berbeda merupakan cara yang hebat untuk memperluas wawasan, komunikasi dapat menimbulkan tantangan-tantangan yang berbeda jika seseorang tidak berbicara dengan aksen yang sama. Hal ini dapat menimbulkan kecanggungan untuk para profesional di bidang layanan pelanggan yang menghadapi pelanggan dengan aksen yang berbeda-beda. Kecuali Anda pernah tinggal di negara tertentu atau mempunyai teman dari bagian dunia tertentu, akan menjadi agak canggung untuk memahami seseorang dengan aksen Skotlandianya yang kental (sebagai contoh).

Jika Anda salah satu orang yang merasa sulit untuk memahami pelanggan dengan aksen yang berbeda-beda, cobalah tips berikut ini di waktu selanjutnya:

1. Mintalah orang tersebut untuk berbicara pelan-pelan

Jika Anda sudah meminta orang tersebut untuk mengulangi ucapannya sekali tetapi Anda tetap tidak memahami apa yang mereka katakan, meminta maaflah, kemudian meminta mereka untuk berbicara pelan-pelan. Katakan pada mereka bahwa Anda menyesal tetapi Anda tidak terbiasa dengan aksen mereka. Jangan merasa jengkel atau frustasi – hal ini akan mengakibatkan adanya tekanan dan menambah kecanggungan yang terjadi dalam situasi tersebut.

2. Jangan merendahkan

Jika jelas terlihat bahwa pelanggan tersebut tidak mahir berbahasa Inggris (atau dalam bahasa lokal Anda), jangan merendahkan mereka. Salah satu alasannya, hal ini tidaklah profesional, dan alasan lainnya, hal ini akan menciptakan permusuhan dan meninggalkan kesan buruk bagi pelanggan tersebut. Keindahan dari menghadapi berbagai macam latar belakang konsumen merupakan kesempatan luar biasa yang diberikan pada Anda untuk melihat berbagai hal dari sudut pandang yang berbeda.  Terimalah hal ini.

3. Berlatih rasa empati

Komunikasi juga dapat terjadi di luar ketrampilan verbal seseorang. Jika berinteraksi secara langsung, Anda memilki pilihan akan petunjuk non-verbal untuk menyampaikan pesan Anda dan melakukan komunikasi visual melalui ekspresi wajah dan bahasa tubuh Anda. Untuk interaksi melalui panggilan telepon, Anda akan harus benar-benar memperhatikan nada dan energi dari lawan bicara kita. Tujuan dari hal ini adalah berempati dalam pendekatan Anda menghadapi situasi ini. Jangan lupa bahwa komunikasi merupakan jalan dua arah yang membutuhkan kedua belah pihak untuk berada dalam satu frekuensi.

4. Menjadi kreatif

Cobalah memvariasikan pilihan kata Anda untuk melakukan komunikasi. Jangan hanya mengulang-ulang terus menerus yang mana tidak membantu. Cobalah untuk menggunakan kata-kata sederhana dalam bahasa ibu pelanggan tersebut jika memungkinkan. Hal ini akan menciptakan hubungan dan menunjukkan ketulusan Anda dalam berkomunikasi dengan mereka.

5. Mintalah seorang rekan senior untuk turun tangan

Jika tidak ada usaha Anda yang berhasil dan Anda tidak puny ide, mintalah bantuan. Mintalah salah satu rekan senior Anda untuk turun tangan atau bahkan mengambil alih masalah ini. Tidaklah memalukan untuk mengakui bahwa Anda membutuhkan bantuan. Yang penting adalah menyediakan pelayanan yang diminta tepat waktu dan dengan cara professional.

6. Lebih sering bepergian

Hal ini mungkin terdengar terlalu sederhana, akan tetapi semakin banyak Anda bepergian dan bertemu orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda, semakin banyak masukan yang Anda terima terkait dengan aksen asing. Semuanya  tentang kebiasaan saja. Ketika bepergian, buatlah sebuah titik untuk bertemu dan mendapatkan pengalaman budaya.

Berkomunikasi dengan para pelanggan yang berbicara dalam suatu aksen yang berbeda dapat menjadi sebuah tugas yang menantang. Komunikasi non-verbal sama kuatnya dengan kata-kata yang kita ucapkan. Jangan membatasi kata-kata Anda sendiri.

Untuk para pengguna JobStreet.com:Ikuti laman Facebook kami, untuk wawasan yang lebih segar tentang peretasan karir dan tren ketenagakerjaan terkini,