Cara dan Contoh Membalas Email Panggilan Interview dari HRD

Setelah mengirim banyak surat lamaran ke beberapa perusahaan, akhirnya kamu berhasil mendapat panggilan interview. Selamat, ya! Ini adalah saat yang tepat bagi kamu untuk memberi kesan yang baik kepada perusahaan. Kamu perlu berhati-hati dengan respons kamu, karena jika ada yang keliru, peluang kamu mendapat pekerjaan impian bisa menjadi semakin kecil. Sayang sekali, bukan?

Sebelum melaju ke tahap interview kerja dan menghadapi semua pertanyaan wawancara, respons yang kamu berikan saat mendapat panggilan interview bisa menentukan posisi kamu di antara kandidat lainnya. Jadi, jawaban kamu dan cara kamu menjawab saat mendapatkan undangan interview cukup penting. Boleh dibilang, tahap ini sudah menjadi bagian dari sesi wawancara itu sendiri.

Tak perlu ragu, tak perlu bimbang. JobStreet akan memberikan kamu tips, strategi, dan contoh balasan untuk membantu kamu menjawab panggilan interview. Yuk, lanjut baca sampai akhir!

• Kenali berbagai jenis panggilan untuk interview kerja
• Cara merespons panggilan interview
• Contoh respons panggilan interview
• Cara dan contoh meminta reschedule interview
• Contoh email follow-up setelah interview
• Cara terbaik merespons panggilan interview via email
• Siapkan diri memasuki dunia kerja bersama JobStreet!
• FAQ

Kenali berbagai jenis panggilan untuk interview kerja 

Agar bisa menjawab dengan tepat, ada beberapa hal yang harus kamu ketahui tentang panggilan interview kerja. Pengetahuan ini cukup krusial, karena dengan memperhatikan detail-detail berikut, kamu bisa memberi respons yang sesuai.

Berikut beberapa hal yang kamu perlu tahu tentang panggilan interview kerja:

Jenis-jenis panggilan interview:

Panggilan interview formal

Jenis panggilan interview ini merupakan yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. Panggilan interview formal berisi undangan bahwa perusahaan ingin melakukan interview dengan kamu, beserta dengan keterangan lengkapnya. Biasanya, panggilan ini disertai perincian waktu, tempat, dan informasi lainnya yang mungkin kamu butuhkan saat wawancara.

Panggilan interview kasual

Biasanya, jenis panggilan interview ini dilakukan oleh perusahaan yang memiliki kultur yang lebih santai seperti start-up. Sama seperti panggilan interview formal, jenis yang satu ini memberi keterangan bahwa perusahaan ingin melakukan interview.

Bedanya, panggilan ini ditulis dengan gaya yang lebih santai dan akan dilakukan di situasi yang lebih santai juga, seperti interview di coffee shop atau via telepon. Biasanya gaya yang santai ini juga bisa menunjukkan karakter dan budaya kerja di perusahaan mereka.

Tawaran interview karena melihat profil profesional

Terkadang, perusahaan bisa menawarkan interview dengan kamu secara tiba-tiba tanpa kamu pernah mengirim lamaran. Ini berarti kamu memiliki skill tertentu yang sudah dilihat oleh para perekrut atau pemberi kerja, sehingga membuat perusahaan tertarik untuk merekrut kamu.

Melalui panggilan ini, perusahaan akan menjelaskan bagaimana mereka menemukan kamu dan meminta agar kamu berkenan membicarakan posisi yang mereka tawarkan.

Baca juga: HRD Wajib Tahu! Ini Cara Merekrut Karyawan yang Berkualitas

Panggilan interview via referral

Saat berkarier, kamu bisa saja dipromosikan atau direkomendasikan oleh seseorang yang kamu kenal di sebuah perusahaan. Jika kemudian perusahaan menyetujui untuk menghubungi kamu, artinya kamu mendapat panggilan interview via referral!

Perusahaan akan memberi tahu siapa yang mempromosikan kamu, dan mengapa mereka pikir kamu bisa mengisi posisi tersebut.

Panggilan interview untuk past-candidate

Kamu mungkin pernah diwawancara namun gagal. Kemudian, suatu hari perusahaan tiba-tiba menghubungi kamu lagi. Ini tandanya kamu mendapat panggilan interview untuk past-candidate. 

Kalau menerima panggilan ini, artinya perusahaan telah mempertimbangkan hasil interview kamu yang dulu dan membuka kesempatan bagi kamu untuk bergabung dengan perusahaan. Kamu bisa ditawari pekerjaan yang sama dengan sebelumnya atau posisi lain yang lebih cocok untuk kamu menurut penilaian perusahaan.

Elemen dalam email panggilan interview

1. Bagian subjek: Bagian singkat yang digunakan untuk memberi tahu bahwa email dimaksudkan sebagai undangan interview. Letak subjek email berada di atas, biasanya berisi keterangan posisi yang dilamar disertai nama perusahaan, sehingga kamu bisa mengonfirmasi kebenaran email tersebut.

2. Pembuka: Bagian ini biasanya diawali dengan sebuah apresiasi dari perusahaan kepada kamu yang sudah tertarik bekerja di posisi yang kamu lamar. Pada bagian ini juga dijelaskan tujuan email, yaitu hendak melakukan interview dengan kamu.

3. Perincian interview: Pada bagian ini kamu akan menerima keterangan tanggal, waktu, dan lokasi interview. Kalau wawancara dilakukan secara remote, kamu juga akan diberi tahu mengenai platform atau aplikasi yang nantinya akan digunakan.

4. Instruksi tambahan: Beberapa panggilan interview mengandung instruksi dan persyaratan tambahan, seperti teknis pelaksanaan wawancara, keterangan dokumen yang harus kamu bawa, atau pakaian yang perlu kamu kenakan.

Setelah mengetahui hal-hal di atas, kamu bisa memeriksa panggilan interview yang kamu terima. Kira-kira, jenis interview seperti apa yang akan dilaksanakan dan apa saja instruksi yang diberikan? Setelah itu, saatnya kamu membalas panggilan interview dengan cara yang tepat.

Lanjut baca untuk tahu tips membalas panggilan interview!

Cara merespons panggilan interview

Balas sesegera mungkin

Sebisa mungkin, luangkan waktu untuk membalas panggilan interview, jangan sampai lewat dari 24 jam. Kecepatan kamu dalam membalas akan memberi kesan baik di mata perusahaan. Kalau kamu membalas dengan cepat, kamu akan dinilai memiliki semangat dan antusiasme untuk bekerja bersama mereka. Selain itu, kamu juga akan dinilai sebagai kandidat yang bisa menghargai waktu. Cek inbox di email kamu secara berkala dan aktifkan notifikasi supaya panggilan interview tidak terbengkalai.

Menghormati pengirim

Tulislah balasan kamu dengan cara yang sopan dan profesional, hormati pengirim dengan menyebut namanya. Kalau tidak ada keterangan nama pengirim, kamu bisa memanggil berdasarkan posisi atau jabatan pengirim, misalnya: Tim HR perusahaan XYZ. Selain itu, kamu bisa mengikuti cara mereka menulis. Contohnya, kalau mereka memanggil kamu dengan panggilan atau honorifik “Bapak/Ibu” atau “Kak”, kamu bisa melakukan hal yang sama.

Konfirmasi perincian interview

Buatlah bagian khusus di badan email sebagai tempat untuk melakukan konfirmasi ulang perincian interview. Mengonfirmasi ulang tanggal, waktu, serta platform atau aplikasi yang digunakan dapat menghindarkan kamu dari kesalahan.

Tunjukan antusiasme

Jangan malu-malu ataupun takut untuk menunjukkan antusiasme dan ketertarikan kamu dengan posisi dan peluang kerja ini. Berikan ucapan terima kasih kepada pengirim untuk menunjukkan kebahagiaan atas peluang yang diberikan kepadamu. Namun, ungkapkan secara ringkas saja dan buat ucapan terima kasih yang tulus tanpa kesan dibuat-buat.

Bertanya tentang sesuatu yang belum kamu ketahui

Kalau kamu ingin tahu tentang sesuatu, jangan takut untuk bertanya dan meminta informasi tambahan. Kamu bisa bertanya tentang proses interview, ketepatan lokasi wawancara, atau kejelasan untuk hal lainnya yang belum kamu ketahui dengan pasti. Pertanyaan kamu akan menunjukkan bahwa kamu memiliki ketertarikan yang tinggi dan memperhatikan detail.

Melampirkan dokumen yang diperlukan

Lampirkan dokumen yang diperlukan, seperti portofolio dan CV ke dalam email kamu. Susun dengan rapi dan beri nama setiap lampiran agar mudah dikenali. Contohnya, kamu bisa memberi nama file CV dengan format “CV_Nama.”

Jika keterangan di atas belum begitu jelas untuk kamu, kami menyediakan 3 contoh untuk menjawab panggilan interview yang berbeda. Perhatikan dan pelajari contoh menjawab panggilan interview berikut!

Contoh respons panggilan interview

Berikut adalah contoh balasan undangan interview berdasarkan jenisnya yang bisa kamu jadikan referensi. Pastikan kamu menyesuaikan lagi balasan ini dengan konteks yang kamu terima, ya.

Panggilan interview tatap muka

Selamat pagi/siang/sore/malam, Bapak/Ibu/Kak [nama pengirim]

Terima kasih telah memberikan saya kesempatan wawancara untuk posisi [nama posisi yang kamu lamar] di perusahaan [nama perusahaan]. Saya sangat senang dengan adanya peluang bekerja di perusahaan ini, dan akan lebih senang lagi jika bisa berdiskusi sambil memperkenalkan diri saya.

Sebagai konfirmasi, saya dapat melakukan wawancara pada [hari, tanggal], pada pukul [waktu] di [lokasi].

Mohon berkenan untuk menginformasikan kepada saya bila terdapat instruksi atau dokumen pelengkap yang perlu saya persiapkan. Saya berharap dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan.

Sekali lagi, terima kasih atas peluang yang diberikan.

Dengan hormat,

[Nama kamu]

[Nomor telepon kamu]

Panggilan interview online (via telepon atau video call)

Selamat pagi/siang/sore/malam, Bapak/Ibu/Kak [nama pengirim]

Terima kasih sudah mengundang saya untuk melakukan interview terkait surat lamaran saya untuk posisi [nama posisi] di perusahaan [nama perusahaan].

Sebagai konfirmasi, saya dapat melakukan interview pada [hari, tanggal], pada pukul [waktu] melalui [telepon Whatsapp/Zoom/aplikasi yang disarankan]. Saya sangat berterima kasih atas peluang bekerja di perusahaan ini, dan akan senang jika bisa memperkenalkan diri saya.

Mohon berkenan untuk memberi tahu saya bila ada informasi tambahan untuk saya ketahui.

Salam hangat,

[Nama kamu]

[Nomor telepon kamu]

Cara dan contoh meminta reschedule interview

Sebagai seorang individu, terkadang ada beberapa kegiatan yang tidak bisa ditinggalkan. Namun, bagaimana kalau jadwal wawancara kerja bertabrakan dengan kegiatan tersebut? Pertama, kamu bisa jujur saja pada pihak perusahaan yang kamu lamar. Jelaskan bahwa kamu tidak bisa melakukan interview pada waktu yang ditentukan, dan berikan opsi tanggal dan waktu yang memungkinkan.

Umumnya, perusahaan akan menghargai konfirmasi yang kamu berikan daripada kamu tidak hadir tanpa keterangan. Berikut adalah beberapa template yang bisa kamu gunakan untuk meminta reschedule interview:

“Selamat pagi/siang/sore/malam, Bapak/Ibu/Kak [nama pengirim]

Terima kasih sudah mengundang wawancara untuk posisi [nama posisi yang kamu lamar] di perusahaan [nama perusahaan]. Saya sangat antusias dengan peluang yang diberikan.

Namun, mohon maaf saya tidak bisa melakukan wawancara pada [hari, tanggal yang ditentukan oleh pengirim], pada pukul [waktu yang ditentukan oleh pengirim]. Saya memiliki waktu di tanggal-tanggal ini:

[tanggal & waktu 1]

[tanggal & waktu 2]

[tanggal & waktu 3]

Jika tanggal-tanggal tersebut tidak memungkinkan untuk pihak XYZ, saya bersedia untuk mendiskusikan lebih lanjut mengenai waktu interview.

Saya sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut tentang posisi [posisi yang dilamar] di perusahaan ini, dan akan senang jika bisa memperkenalkan diri saya. 

Mohon berkenan untuk memberi tahu saya bila ada informasi tambahan untuk saya ketahui.

Salam hangat,

[Nama kamu]

[Nomor telepon kamu]”

Contoh email follow-up setelah interview

Bayangkan kamu sudah menyelesaikan interview kerja. Lalu, apa lagi yang harus dilakukan? Kalau kamu merasa resah dengan hasil wawancara atau bahkan overthinking, itu adalah hal yang wajar. Namun, kamu bisa mengatasinya dengan membuat email follow-up setelah melakukan interview.

Email follow-up adalah pesan yang kamu kirim untuk menanyakan kelanjutan proses rekrutmen perusahaan. Hal ini bisa memberi kesan kepada perusahaan bahwa kamu memiliki ketertarikan yang tinggi terhadap posisi yang kamu lamar.

Kalau setelah satu minggu kamu tidak menerima informasi apapun, kamu bisa mengirim email follow-up kepada perusahaan. Hindari mengirim email follow up terlalu cepat, karena kamu akan dianggap sebagai orang yang tidak sabaran. Perlu kamu ketahui juga bahwa perekrut membutuhkan waktu untuk memeriksa hasil wawancara beberapa kandidat.

Saat membuat email follow-up, kamu perlu merancang subjek email yang kuat. Kamu perlu menunjukkan bahwa kamu antusias menantikan hasil interview. Di bawah ini adalah contoh subjek email yang dapat kamu gunakan:

• [Nama kamu] - Re: Interview pada [tanggal dan waktu interview]
• Terima kasih atas waktunya, [nama orang yang kamu email]!
• Follow-up untuk Lamaran Posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]

Bukalah email dengan sopan dan menyebut nama perekrut. Di awal email, ungkapkan rasa terima kasih kamu atas kesempatan wawancara yang telah dilakukan dan ketertarikan kamu dengan posisi tersebut. Jelaskan bahwa kamu ingin melakukan follow-up untuk hasil interview yang telah dilakukan, sambil menyebutkan tanggal dan waktu wawancara untuk membantu perekrut mengingat sesi wawancara denganmu.

Dengan singkat, jelaskan skill atau pengalaman kamu yang bisa membantu perusahaan. Kamu bisa mengaitkan dengan apa yang kamu sampaikan pada saat interview untuk menunjukkan antusiasme kamu.

Terakhir, mintalah keterangan tentang proses perekrutan selanjutnya dan sampaikan bahwa kamu menanti tahap berikutnya.

Baca juga: Bimbang Menanti Jawaban Setelah Wawancara? Ini Tips Untuk Follow Up Lamaran Kerjamu!

Berikut adalah contoh email follow-up setelah interview:

“Yang terhormat Ibu/Bapak [nama pewawancara]

Saya sangat berterima kasih atas kesempatan wawancara pada posisi [nama posisi yang kamu lamar] di perusahaan [nama perusahaan] yang telah dilakukan beberapa waktu lalu. Saya sangat senang bisa memperkenalkan diri saya kepada perusahaan ini.

Setelah berdiskusi lebih lanjut dan mengenal lebih baik perusahaan XYZ, saya merasa perusahaan XYZ memiliki visi yang cocok dengan saya dan tujuan karier saya . Tentunya, saya ingin mempelajari lebih jauh dan berharap bisa memberikan kontribusi yang relevan bagi perusahaan.

Bila memungkinkan, apakah saya bisa diinformasikan terkait kelanjutan dari proses rekrutmen ini? Saya sangat tertarik untuk menjalani proses selanjutnya.

Jika ada pertanyaan atau informasi yang ingin ditanyakan, saya bersedia untuk berdiskusi lebih lanjut. Ibu/bapak bisa menghubungi saya di kontak yang saya lampirkan di email ini. 

Salam hangat,

[Nama kamu]

[Informasi beberapa kontak]”

Cara terbaik merespons panggilan interview via email

Ingatlah untuk terus menggunakan bahasa yang sopan dan profesional saat berada dalam konteks pekerjaan, termasuk saat membalas panggilan wawancara. Di bawah ini adalah beberapa hal yang harus kamu terapkan:

Membalas email dengan profesional

Berikan respons yang formal dengan gaya komunikasi profesional. Berikan kata-kata yang jelas, lugas, dan tidak bertele–tele saat menulis email, sehingga pesan dapat dibaca dengan baik. Hormati penerima pesan dengan menyebut nama disertai predikat yang sesuai, seperti “Pak”, “Bu”, atau “Kak”. 

Hindari kesalahan umum

Lakukan pengecekan ulang terhadap email yang telah kamu siap kirim. Pastikan semua informasi jelas, akurat, dan bebas dari kesalahan yang berpotensi memalukan. Hindari mengirim respons yang teridentifikasi copy-paste. Luangkan waktu untuk mempersonalisasi email, membaca ulang, dan memperbaiki kesalahan sebelum dikirim.

Melakukan proofreading dan editing

Kamu perlu menggunakan bahasa yang sesuai dengan konteks. Selain itu, hindari juga kesalahan gramatika dan typo. Pastikan pesan yang disampaikan jelas dan mudah dimengerti. Kamu bisa menggunakan aplikasi grammar checker, terutama jika kamu membalas dengan bahasa Inggris. Kamu juga bisa meminta bantuan kepada orang yang mengerti tentang kaidah kebahasaan.

Siapkan diri memasuki dunia kerja bersama JobStreet!

Cara membalas panggilan interview bisa kamu manfaatkan untuk memberi citra yang baik kepada perusahaan. Karena itu, balasan ini adalah hal pertama yang harus kamu perhatikan baik-baik. 

Ada beberapa elemen kunci yang bisa kamu masukkan saat membalas panggilan wawancara , seperti menunjukkan kesopanan, mengonfirmasi ulang rincian interview, dan menulis balasan dengan cermat.

Selain itu, mengirim email follow-up adalah salah satu cara yang bisa kamu lakukan untuk tetap terhubung dengan perekrut dari perusahaan. Email follow-up juga bisa memberi kesan yang baik, seperti menunjukkan tingkat ketertarikan kamu terhadap posisi yang kamu lamar.

Kalau kamu sudah menuju ke tahap interview, kamu juga bisa mempersiapkan diri untuk menghadapinya. Salah satu hal yang bisa kamu lakukan adalah dengan melakukan latihan wawancara di JobStreet. Di sana, kamu bisa meningkatkan kemampuanmu dalam menjalani interview.

Wawancara akan semakin lancar jika kamu punya keterampilan yang bisa kamu tunjukkan.Kalau kamu ingin mempelajari skill yang bermanfaat di dunia kerja, seperti tips dan trik menghadapi interview atau ingin memperdalam skill di bidang tertentu, kamu bisa mengawalinya bersama seekMAX! Melalui seekMAX, kamu bisa langsung belajar dari para ahli dan berkoneksi dengan talent profesional lainnya.

Belum mendapat panggilan wawancara? Jangan khawatir! Ini saatnya untuk memperbarui profil JobStreet kamu dengan skill terbaru agar perekrut tahu kemampuan kamu! Kamu juga bisa memulai dengan mendaftar jika belum memiliki akun.

Temukan juga informasi berguna lainnya untuk pengembangan karier kamu di laman Tips Karier kami. Di sana, kamu akan menemukan berbagai tips seputar cara melamar kerja, jenjang karier dan bidang tertentu, serta tips lainnya mengenai pekerjaan.

Jadi, tunggu apa lagi? Download aplikasi JobStreet di Google Play Store dan Apple App Store sekarang!

FAQ

1. Berapa lama saya bisa menunda membalas panggilan interview?
   ⁠Hindari terlalu lama membalas undangan wawancara. Kalau bisa, kirim email balasan dalam 24 jam setelah kamu menerima panggilan interview. Selain itu, hargai juga profesionalitas dengan membalas di jam kerja.
   ⁠
2. Hal-hal apa saja yang harus saya perhatikan saat membalas panggilan interview?⁠
   ⁠Biasanya, kamu perlu memasukkan hal-hal berikut: ⁠

   • Subjek email yang menarik perhatian

   • Ucapan salam dengan menyebut nama perekrut atau pengirim email

   • Ungkapan antusiasme mendapatkan peluang interview

   • Konfirmasi jadwal dan lokasi yang diberikan

   • Pertanyaan relevan tentang dokumen dan informasi pelengkap

   • Penutup yang profesional

3. Bagaimana cara menolak panggilan wawancara dengan sopan?
   ⁠Bicarakan dengan baik dan profesional. Mulailah dengan mengucapkan terima kasih kepada perekrut dan tunjukkan apresiasi atas peluang interview. Lalu, beri tahu mereka bahwa kamu tidak bisa melanjutkan proses perekrutan beserta alasannya. Jika memungkinkan, kamu juga bisa memberikan kesan yang baik dengan merekomendasikan orang lain.
   ⁠
4. Apakah lebih baik menelepon daripada mengirim email untuk menjawab panggilan interview?
   ⁠Kalau tidak diminta menelepon, lebih baik membalas panggilan interview melalui email. Email memungkinkan kamu untuk mempersiapkan diri dengan lebih baik, seperti melampirkan dokumen dan lainnya. Menelepon tanpa diminta juga terkesan tidak profesional dan bisa mengganggu kegiatan perekrut.
   ⁠
5. Apakah boleh untuk mengundur atau meminta waktu tambahan sebelum interview dimulai?
   ⁠Kalau kamu memerlukan waktu tambahan karena terhalang sesuatu seperti macet atau sedang di tengah keperluan mendadak, kamu bisa meminta waktu kepada perekrut. Lakukan hal ini dengan bahasa yang sopan. Bagaimanapun, tambahan waktu yang kamu minta harus tetap dalam jangka yang wajar agar menghargai waktu perekrut. Pastikan juga kamu sudah mempersiapkan semuanya dengan baik, seperti memprediksi waktu berangkat, agar kamu terhindar dari keterlambatan hadir.