Briefing Adalah: Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Briefing adalah salah satu kegiatan yang sering dilakukan di dunia kerja. Bahkan, telah menjadi budaya di sejumlah perusahaan. Istilah ini berasal dari bahasa Inggris “brief” yang berarti arahan atau ringkasan. 

Di dalam dunia kerja, briefing sering dilakukan untuk meningkatkan kinerja agar lebih optimal. 

Seluruh orang yang terlibat akan mengetahui lebih detail mengenai aturan dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan. 

Supaya lebih jelas, pelajari lebih lanjut mengenai briefing dan bedanya dengan rapat melalui pembahasan singkat berikut ini.

• Apa itu briefing?
• Briefing dan rapat: Apa bedanya?
• Tujuan briefing
• Waktu pelaksanaan briefing yang baik
• Tips memberikan briefing yang efektif
• Bagian dan contoh briefing
• Pertanyaan seputar briefing

Apa itu briefing?

Perlu dipahami bahwa tulisan briefing yang benar menggunakan huruf F, bukan V. Briefing berbeda dengan brieving yang dapat diartikan sebagai pengarahan.  

Secara umum, arti briefing adalah kegiatan pemberian arahan atau instruksi terkait pekerjaan. 

Arahan tersebut biasanya bersifat preventif untuk meminimalisasi risiko kesalahan maupun kegagalan. 

Sering kali briefing dilakukan oleh seorang atasan terhadap bawahan atau karyawannya. Namun, bisa juga dilakukan oleh pihak lain. Contoh: perwakilan dari perusahaan tertentu pada kliennya. 

Lantaran kegiatan ini hanya menyampaikan ringkasan penting, briefing dilakukan secara singkat. Hanya sekitar 10 sampai 15 menit saja. Briefing tidak selalu tatap muka langsung. Bisa juga dilakukan secara offline atau melalui video. 

Tak jarang seorang atasan akan menyampaikan informasi penting melalui memo atau dokumen tertulis. 

Jenis dokumen yang umum disebut sebagai ringkasan bisnis inilah yang akan dikomunikasikan saat briefing berlangsung. 

Berikut penjelasan mengenai pengertian briefing yang dapat membantu kamu memahaminya secara mendalam.

1. Menurut Small Business 

Apa itu briefing? Small Business mengartikan briefing sebagai pengarahan bisnis untuk memberikan informasi. Informasi yang dimaksud terkait kebijakan, strategi, tujuan, ataupun penugasan baru. 

2. Menurut Cambridge Dictionary 

Cambridge Dictionary menyebut bahwa briefing artinya tindakan memberikan informasi pada satu atau sekelompok orang sebelum melakukan sesuatu. 

3. Menurut Letsdive 

Briefing kerja diartikan sebagai kegiatan berbagi informasi penting secara singkat dan padat dalam suasana kolaboratif. Hal itu dilansir dari Letsdive.

Melalui kegiatan tersebut, orang-orang yang berkumpul akan mendapatkan instruksi baru maupun pembaruan informasi. 

4. Menurut Freddy Liong 

Briefing adalah arahan atau proses membahas sesuatu yang belum terjadi. Briefing diberikan pada karyawan atau bawahan setiap waktu. Hal ini dilakukan untuk menyosialisasikan aturan serta kebijakan yang dibuat. 

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa, rapat briefing adalah pertemuan yang dilakukan untuk memberikan arahan singkat sebelum melaksanakan kegiatan.

Briefing dan rapat: Apa bedanya?

Sekilas briefing dan rapat tampak serupa. Faktanya, keduanya justru berbeda. Meskipun tujuan dari briefing maupun rapat memang sama. 

Keduanya sama-sama mengumpulkan anggota dalam satu waktu untuk membahas sesuatu. 

Dilihat dari pengertiannya, rapat diartikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membahas suatu topik. 

Lantas, apa perbedaan briefing dengan rapat? Berikut adalah tiga perbedaan antara briefing dan rapat:

1. Durasi pelaksanaan 

Briefing

• Pelaksanaan briefing sangat singkat. Sekitar 10 sampai 15 menit saja. Durasi maksimal 60 menit.
• Biasanya briefing dilakukan di pagi hari. Sebelum memulai kegiatan.
• Durasi tersebut dinilai tepat karena hanya menyampaikan informasi utama atau arahan inti.
• Briefing dianjurkan untuk dilakukan setiap saat. Terutama ketika hendak melaksanakan tugas baru. 

Rapat

• Rapat menghabiskan waktu lebih lama.
• Rata-rata durasi rapat yang efektif berkisar antara 1 sampai 2 jam. Namun, bisa saja lebih lama tergantung pembahasan.
• Rapat bisa dilaksanakan pada pagi, siang, atau sore hari. 
• Rapat dapat dilaksanakan dalam dua sesi atau lebih dalam satu hari.
• Rapat tidak harus dilakukan setiap saat. Hanya ketika benar-benar dibutuhkan.
• Idealnya, rapat dilakukan dua kali setiap minggu.

2. Jumlah peserta 

Briefing

• Biasanya briefing dilakukan dengan jumlah peserta yang terbatas. Cenderung lebih sedikit daripada rapat.
• Tujuan pembatasan untuk mengoptimalkan pengarahan.
• Oleh karena itu, jumlah peserta biasanya dibagi sesuai kelompok atau divisi tertentu.
• Peserta briefing cenderung pasif. Hanya bersifat satu arah dan mengikuti arahan. 

Contoh briefing:
⁠Divisi desain berisikan 3 orang, sedangkan divisi IT berisikan 4 orang. Kedua divisi ini sama-sama melakukan briefing di tempat berbeda. Tentunya dengan pimpinan dan isi arahan yang berbeda pula. 

Rapat

• Idealnya rapat diikuti oleh tujuh peserta saja. Namun, hal ini tergantung kebijakan perusahaan.
• Tujuannya pembatasan peserta untuk mengoptimalkan diskusi selama rapat berlangsung.
• Faktanya, sering kali jumlah peserta rapat justru lebih banyak dari jumlah ideal.
• Peserta yang dilibatkan berasal dari seluruh divisi.
• Peserta yang terlibat rapat cenderung aktif.
• Komunikasi bersifat dua arah sehingga peserta ikut berperan aktif dalam diskusi maupun pengambilan keputusan.

3. Tahap Persiapan 

Briefing

• Menentukan tujuan secara spesifik. Biasanya menggunakan metode SMART. 
• Mempersiapkan materi briefing. Misalnya: materi briefing tentang kerjasama dengan perusahaan XYZ. 
• Menentukan lokasi dan tanggal pelaksanaan briefing.
• Pelaksanaan.
• Penutup. 

Rapat 

• Menentukan tujuan rapat. Apakah untuk menyampaikan informasi, memecahkan masalah, berbagi ide, atau membuat keputusan.
• Menentukan peserta rapat.
• Menetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing peserta. Mulai dari pemimpin, sekretaris, pakar, time keeper, fasilitator, hingga kontributor.
• Menentukan lokasi rapat dan waktu pelaksanaan.
• Mempertimbangkan seluruh kebutuhan peserta selama rapat berlangsung.
• Mempersiapkan agenda rapat.
• Membagikan materi rapat pada seluruh peserta.
• Mengirim hasil rekap pelaksanaan rapat pada seluruh peserta. 

Dari penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perbedaan utama briefing dan rapat terletak pada sifat pertemuan, interaksi peserta, dan tujuan.  

Briefing berorientasi pada penyampaian informasi dengan cepat tanpa banyak interaksi. Sedangkan rapat fokus pada diskusi, kolaborasi peserta, serta pengambilan keputusan.

Tujuan briefing

Pada dasarnya briefing bertujuan untuk memberi informasi mengenai suatu masalah atau hal dengan cepat dan efektif. 

Melalui briefing, setiap peserta yang terlibat dapat memahami tujuan dari pelaksanaan suatu kegiatan. 

Penyampaian briefing sendiri dapat dilakukan secara langsung maupun melalui dokumen tulis singkat. Adapun tujuan briefing secara umum, sebagai berikut. 

1. Menyamakan tujuan

Pelaksanaan briefing dapat membantu menyamakan pandangan peserta atau anggota tim supaya memiliki tujuan yang sama. 

Oleh karena itu, pemimpin briefing harus mampu menyampaikan informasi secara terbuka dan transparan dengan singkat dan padat. 

Penyampaian yang tepat akan mencegah anggota tim salah tangkap atau merasa bingung dengan materi yang dibawakan. 

Briefing juga menjadi pengingat tentang tujuan utama yang harus diraih setiap anggota. 

2. Membangun suasana berpikir positif 

Briefing efektif membantu setiap anggota untuk menjaga pikiran tetap positif. Karenanya, salah satu manfaat briefing adalah untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman. 

Sekalipun terjadi, anggota dapat menyelesaikan persoalan tersebut secara bijaksana hingga terselesaikan dengan baik. 

3. Menghasilkan ide kreatif 

Pelaksanaan briefing bertujuan untuk mendorong anggota lebih berani mengemukakan ide kreatif. 

Meskipun berdurasi singkat, briefing dapat membantu anggota untuk mendiskusikan masalah maupun ide kreatif secara terbuka. 

4. Melihat permasalahan yang ada 

Briefing adalah kegiatan yang bermanfaat untuk mempererat hubungan sesama rekan kerja. 

Selain itu, briefing juga memudahkan anggota mengidentifikasikan masalah yang muncul dan mencari penyelesaiannya bersama.

Waktu pelaksanaan briefing yang baik

Pada dasarnya tidak ada aturan pasti mengenai waktu pelaksanaan briefing. Namun, dianjurkan untuk memulainya di pagi hari sebelum memulai pekerjaan. Kegiatan ini biasa disebut dengan morning briefing. 

Di pagi hari, orang-orang memiliki semangat yang masih penuh. Konsentrasi mereka pun terbilang sangat baik. Ketika dilakukan di waktu pagi, materi briefing pagi yang disampaikan akan terserap dengan baik. Terutama materi yang dinilai sulit. 

Contohnya:
⁠Materi safety briefing mengenai pentingnya keamanan saat bekerja cenderung berat. Penjelasan tentang safety briefing mengharuskan anggota untuk berkonsentrasi tinggi. Sangat cocok disampaikan pada pagi hari yang penuh semangat. 

Pentingnya morning briefing 

Morning briefing dianjurkan untuk dilaksanakan karena berdampak positif bagi anggota tim dan perusahaan. Adapun manfaat briefing di pagi hari, antara lain:  

Bagi Anggota Tim

• Morning briefing dapat membangun semangat kerja.
• Menjalin keakraban dan kekompakan dengan sesama anggota tim.
• Membangun kerja sama tim yang erat dan solid.
• Momen yang tepat untuk menyatukan visi dan misi. 

Bagi Perusahaan

• Morning briefing efektif menghemat waktu untuk menyampaikan informasi penting. Tentunya tanpa harus menyita waktu kerja para anggota.
• Mendorong motivasi anggota.
• Wadah yang tepat untuk menyampaikan progres kerja maupun proses evaluasi kinerja.
• Meningkatkan komunikasi terkait progres pekerjaan dan menyampaikan evaluasi tanpa membuat anggota merasa tertekan.

Tips memberikan briefing yang efektif

Briefing adalah kegiatan yang penting dilakukan untuk mengoptimalkan kinerja para karyawan. 

Oleh karena itu dalam penyampaiannya dibutuhkan strategi yang efektif. Berikut tips sederhana yang bisa kamu coba:

1. Rencanakan dengan teliti 

Sangat penting merencanakan materi briefing dengan teliti dan matang. Tulis poin penting yang ingin disampaikan secara detail.  

Dalam penyampaiannya, kamu bisa mengembangkan poin penting tersebut menjadi bahasan yang menarik dan dipahami oleh anggota tim.  

Selain memastikan materi yang hendak disampaikan, tentukan juga siapa yang bertugas sebagai pemimpin briefing.  

2. Tepat waktu 

Tetapkan waktu memulai briefing pagi lengkap dengan durasi yang dibutuhkan. Misalnya: setiap pagi pukul 09.00 WIB sampai 09.15 WIB. 

Jadwal pengarahan singkat tersebut harus tepat waktu dan konsisten dilakukan. 

Mengapa? Agar seluruh anggota tim datang tepat waktu dan mempersiapkan diri untuk menerima informasi. 

3. Tanya masukan 

Apabila bertindak sebagai pemimpin, kamu bisa meminta anggota tim untuk berpartisipasi. Caranya dengan meminta masukan atau bertanya mengenai solusi dari permasalahan yang dibahas. 

Komunikasi dua arah ini bisa membantu progres kerja dan evaluasi kinerja. Alhasil, perusahaan bisa mencapai tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan.  

4. Ajak semua untuk ikut serta 

Mengingat briefing kerja penting untuk dilaksanakan, pastikan untuk mengajak semua anggota divisi ikut serta. Tujuannya agar semua anggota mendapatkan informasi langsung. 

Ketika terjadi hal yang membingungkan, mereka bisa mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban saat itu juga. 

Alhasil, pekerjaan bisa berjalan lancar dan kinerja tetap optimal. Nantinya, hasil dari briefing juga akan disampaikan pada penanggung jawab.  

5. Tentukan pencatat notulen 

Sebelum briefing berlangsung, tentukan satu orang yang bertugas mencatat notulen. 

Keberadaan notulen akan membantu merangkum jalannya briefing. Termasuk mencatat keluhan, pertanyaan, dan seluruh ide yang disampaikan oleh anggota tim.

Bagian dan contoh briefing

Briefing dapat membantu mengomunikasikan rincian penting pada atasan, bawahan, ataupun pemangku kepentingan dalam perusahaan. 

Untuk membuat ringkasan, pastikan memahami setiap bagian penting yang harus ada di dalamnya. 

Adapun bagian dan contoh briefing, sebagai berikut. 

1. Pembukaan 

Briefing selalu diawali dengan pembukaan. Biasanya pembukaan ini berisikan ucapan salam. Tak jarang pembukaan juga dilanjutkan dengan doa bersama.  

Contoh:
⁠“Selamat pagi semua. Bagaimana kabar hari ini? Semoga semuanya sehat supaya makin semangat dan fokus bekerja ya! Sebelum briefing dimulai, mari kita berdoa sejenak sesuai kepercayaan masing-masing.” 

2. Evaluasi dan penyampaian informasi 

Evaluasi bertujuan untuk memberikan informasi terkait progres ataupun masalah yang sedang dihadapi perusahaan. 

Contoh:
⁠“Pagi ini ada pengumuman yang akan saya sampaikan. Pengumuman tersebut mengenai hasil evaluasi penjualan selama satu bulan yang lalu. Berdasarkan data yang masuk, divisi Retail belum mencapai target penjualan yang diharapkan.” 

3. Tujuan dan pencapaian 

Selanjutnya, sampaikan tujuan dan pencapaian yang berhasil diraih. 

Contoh:
⁠“Oleh karena itu, seluruh tim anggota divisi Retail diminta untuk lebih aktif melakukan promosi. Juga menjaga kualitas layanan untuk meningkatkan peluang penjualan. Diharapkan hal ini mampu mendorong tercapainya target.” 

4. Dorongan semangat dan harapan ke depan 

Sebagai penutup, beri dorongan semangat pada anggota tim dan harapan di masa depan.   

Contoh:
⁠“Untuk seluruh anggota divisi Retail, perjuangan kalian cukup baik. Tidak perlu berkecil hati. Tetap semangat dan berusaha lakukan yang terbaik! Jadilah kuat dan bersatu! Dengan begitu, kalian bisa menyelesaikan tugas dan mencapai seluruh target tanpa beban.” 

Pertanyaan seputar briefing

1. Briefing apa sih artinya?
   ⁠Singkatnya arti briefing adalah arahan atau ringkasan. Jadi, briefing artinya kegiatan yang dilakukan untuk memberikan arahan mengenai hal tertentu secara ringkas, jelas, dan padat.
   ⁠

2. Kapan waktu briefing?
   ⁠Briefing dapat dilakukan kapan saja. Namun, idealnya kegiatan ini dilakukan di pagi hari. Biasanya morning briefing dilaksanakan tepat setelah jam kantor dimulai. Contoh: Kantor kamu bekerja mulai pukul 09.00 WIB. Briefing dilakukan pada jam yang sama selama sekitar 10-15 menit.
   ⁠

3. Bagaimana cara melakukan briefing?
   ⁠Sebenarnya tidak ada cara khusus untuk melakukan briefing. Anda bisa langsung
   ⁠memulainya. Sebagai inspirasi, Anda bisa menerapkan cara singkat untuk melakukan briefing berikut:
   - ⁠Siapkan materi briefing.
   ⁠- Tunjuk pemimpin dan notulis.
   ⁠- Disarankan melakukan briefing sembari berdiri agar lebih fokus.
   ⁠- Mulai tepat waktu.
   ⁠- Usahakan melibatkan seluruh anggota tim.
   ⁠- Dengarkan masukan, umpan balik, atau keluhan yang disampaikan anggota.
   ⁠- Sampaikan hasil briefing pada atasan.
   ⁠

4. Apa bedanya rapat dengan briefing?
   ⁠Rapat dan briefing memiliki perbedaan dari segi penyampaian informasi, durasi, jumlah peserta, dan tujuan. Rapat lebih berfokus pada diskusi dan  kolaborasi peserta, sedangkan briefing lebih fokus pada penyampaian informasi secara singkat dan jelas.
   ⁠

5. Berapa lama waktu briefing pagi?
   ⁠Idealnya briefing dilakukan tak lebih dari 15 menit. Namun, briefing dapat berlangsung maksimal selama 60 menit.
   ⁠

6. Apakah briefing dilakukan setiap hari?
   ⁠Disarankan untuk melakukan briefing setiap hari. Pasalnya, kegiatan ini tidak menghabiskan banyak waktu. Selain itu, penyampaian informasi selama briefing sangat membantu mendorong motivasi karyawan dan memudahkan pemecahan masalah tanpa harus menunggu rapat besar lebih dulu.
   ⁠

7. Apakah itu safety briefing?
   ⁠Safety briefing adalah penyampaian informasi mengenai alat yang berguna meningkatkan kesadaran serta keselamatan di tempat kerja. Biasanya, briefing ini dimulai dengan pengenalan kemudian risiko terkait pekerjaan dan bagaimana tindakan pencegahan.
   ⁠

8. Apa itu briefing kerja?
   ⁠Briefing kerja adalah penjelasan singkat mengenai tugas dan tanggung jawab selama bekerja. Sering kali briefing memuat informasi mengenai progres pekerjaan, tantangan yang dihadapi, dan solusinya. Biasanya juga disampaikan informasi terkait aturan berlaku dan konsekuensi pelanggaran. Berbekal informasi tersebut, setiap anggota akan melaksanakan tugasnya dengan baik.